Know-how: Bedeutung, Beispiele und wie Unternehmen es sichern

Kaum ein Wort fällt in Unternehmen so oft wie Know-how. Es steht in Stellenanzeigen, in Angeboten und in jeder zweiten Präsentation. Gemeint ist fast immer dasselbe: Jemand weiß nicht nur, dass etwas so ist, sondern auch, wie man es macht. In diesem Ratgeber erfährst du, was Know-how genau bedeutet, wie man es schreibt, welche Arten es im Unternehmen gibt, was das Recht schützt und was nicht, und wie du in sechs Schritten dafür sorgst, dass das Know-how deines Teams nicht mit einer einzelnen Person das Haus verlässt.

Was bedeutet Know-how?

Der Duden erklärt Know-how als das Wissen, wie man eine Sache praktisch verwirklicht oder anwendet. Das Wort kommt aus dem Englischen und heißt wörtlich „wissen, wie“. Als Synonyme nennt der Duden Erfahrung, Kenntnis und Wissen. Wikipedia beschreibt Know-how als anwendbares prozedurales Wissen, das zur Lösung eines Problems beitragen kann. Das Cambridge Dictionary fasst den englischen Begriff für das Geschäftsleben als praktisches Wissen, Erfahrung und Können zusammen.

Entscheidend ist der praktische Teil. Wer Know-how hat, kann etwas tun: eine Maschine einrichten, einen Monatsabschluss ohne Fehler durchziehen, einen schwierigen Kunden halten. Theoretisches Wissen allein reicht dafür nicht. Es braucht Übung und Erfahrung, bis aus Wissen Können wird.

Know-how oder Knowhow: die richtige Schreibweise

Der Duden empfiehlt die Schreibung Know-how mit Bindestrich und großem Anfangsbuchstaben. Als alternative Schreibung führt er Knowhow. Das Wort ist sächlich: das Know-how, im Genitiv des Know-how oder des Know-hows.

Woher der Begriff kommt

Als Hauptwort ist know-how im amerikanischen Englisch seit 1838 belegt. In die Wissenschaft kam die Unterscheidung durch den britischen Philosophen Gilbert Ryle. In seinem Buch The Concept of Mind (1949) trennte er das Wissen, dass etwas so ist (knowing that), vom Wissen, wie man etwas tut (knowing how). Heute wird der Begriff vor allem in der Betriebswirtschaft verwendet.

Know-how, Wissen und implizites Wissen: die Unterschiede

Know-how ist eine Unterkategorie von Wissen. Die Literatur grenzt es von verwandten Wissensarten ab, die sich mit einer einfachen Frage unterscheiden lassen. Die Beispiele in der Tabelle haben wir selbst gewählt.

Im Alltag meint man mit Know-how meist das ganze Paket: Wer eine Aufgabe wirklich beherrscht, kennt die Fakten, den Weg, die Gründe und die richtigen Leute.

Wichtig für die Praxis ist der Zusammenhang mit implizitem Wissen. Faktenwissen besteht größtenteils aus explizitem Wissen, das sich gut aufschreiben lässt. Je mehr es um Können geht, desto größer wird der implizite Anteil. Know-how ist deshalb oft schwer in Worte zu fassen und schwer an andere weiterzugeben. Was dahintersteckt, erklärt der Ratgeber Was ist implizites Wissen?.

Arten von Know-how im Unternehmen, mit Beispielen

Know-how kann technischer, kaufmännischer, administrativer oder finanzieller Natur sein. Die Haufe Akademie unterscheidet in ihrem Glossar drei typische Formen. Die Beispiele in der rechten Spalte sind erfunden und zeigen, wie das in einem kleinen Betrieb aussehen kann.

Wo Know-how im Unternehmen steckt

Laut Haufe Akademie steckt Know-how in Prozessen, in Produkten und vor allem in den Köpfen der Mitarbeitenden. Für die Sicherung hilft es, vier Orte zu unterscheiden:

• In Köpfen: Erfahrung, Urteilsvermögen, Kontakte. Dieser Teil geht mit der Person, wenn sie geht.
• In eingespielten Abläufen: Routinen, die ein Team beherrscht, ohne sie je aufgeschrieben zu haben. Sie halten, solange das Team zusammenbleibt.
• In Unterlagen: Arbeitsanweisungen, Checklisten, Vorlagen. Sie bleiben, veralten aber, wenn niemand sie pflegt.
• In Werkzeugen: Einstellungen, Makros und Vorlagen in euren Systemen. Sie bleiben ebenfalls, aber oft weiß nur eine Person, warum sie so eingerichtet sind.

Menschen, an denen besonders viel davon hängt, nennt man Know-how-Träger. Du erkennst sie an drei Fragen: Wer wird gerufen, wenn etwas schiefgeht? Welche Aufgabe bleibt liegen, wenn eine bestimmte Person im Urlaub ist? Und für welche Aufgabe gibt es keine Anleitung, weil „das macht immer dieselbe Person“?

Ist Know-how rechtlich geschützt?

Know-how ist kein Schutzrecht wie ein Patent oder eine Marke. Im Rechtssinne ist es kein Gegenstand, über den man verfügen kann: Man kann Know-how nicht übertragen, sondern nur mitteilen. Schutz gibt es trotzdem, vor allem als Geschäftsgeheimnis. Das EU-Portal Your Europe nennt dafür drei Voraussetzungen:

1. Die Informationen sind weder allgemein noch in Fachkreisen bekannt.
2. Sie sind von kommerziellem Wert.
3. Du hast Maßnahmen ergriffen, um die Vertraulichkeit zu sichern, zum Beispiel eine sichere Aufbewahrung und Vertraulichkeitsvereinbarungen mit allen, die Zugang haben.

In Deutschland steht die Definition in § 2 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG), das die Richtlinie (EU) 2016/943 umsetzt. In Österreich wurde die Definition in § 26b des Bundesgesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb übernommen. Zwei Grenzen solltest du kennen:

• Kein Exklusivrecht: Ein Geschäftsgeheimnis gibt dir kein alleiniges Recht an der Information. Entdecken andere dieselbe Information selbst, dürfen sie sie frei nutzen.
• Geschützt sind Informationen, nicht das Können von Menschen: Die Richtlinie stellt in Artikel 1 klar, dass sie keinen Grund bietet, Beschäftigte darin zu beschränken, Erfahrungen und Fähigkeiten zu nutzen, die sie im normalen Verlauf ihrer Arbeit ehrlich erworben haben.

Für dein Unternehmen heißt das: Vertraulichkeit schützt eine Rezeptur oder eine Kundenliste davor, beim Wettbewerb zu landen. Sie hält aber nicht das Können einer erfahrenen Person im Haus. Dieses Know-how sicherst du nur, indem du es rechtzeitig weitergibst. Dieser Abschnitt ist ein Überblick und keine Rechtsberatung.

Know-how im Unternehmen halten: 6 Schritte

1. Know-how-Träger erkennen

Mach sichtbar, wer was kann. Das einfachste Werkzeug dafür ist eine Qualifikationsmatrix: Personen in den Zeilen, Aufgaben in den Spalten, eine Stufe in jeder Zelle. Jede Aufgabe, die nur eine Person selbstständig erledigen kann, ist ein Risiko.

2. Kritisches Know-how benennen

Nicht alles muss gesichert werden. Frag jede Schlüsselperson: Was würde in den ersten vier Wochen ohne dich schiefgehen? Die Antworten sind fast nie die täglichen Routinen. Es sind die seltenen Aufgaben, die Ausnahmen, die Kontakte und die Gründe hinter Entscheidungen.

3. Aufschreiben, was sich aufschreiben lässt

Abläufe mit festen Schritten gehören in eine Arbeitsanweisung, der Überblick über einen ganzen Vorgang in eine Prozessbeschreibung. Halte beides kurz und prüfe es mit jemandem, der die Aufgabe noch nie gemacht hat.

4. Weitergeben, was sich nicht aufschreiben lässt

Gespür und Urteilsvermögen lernt man nur am echten Fall. Dafür eignen sich gemeinsames Arbeiten und Job Shadowing, bei dem eine Person der anderen über die Schulter schaut. Einen Überblick über alle Methoden gibt der Ratgeber zum Wissenstransfer.

5. Eine zweite Person aufbauen

Für jede kritische Aufgabe sollte es eine Vertretung geben, die sie nicht nur gesehen, sondern selbst erledigt hat. Plane feste Gelegenheiten dafür ein, etwa jeden dritten Monatsabschluss oder die Urlaubsvertretung.

6. Beim Austritt gezielt übergeben

Kündigt jemand oder geht in Rente, zählt jede Woche. Ein Übergabedokument hält laufende Aufgaben, Kontakte und Hintergründe fest. Was passiert, wenn das ausbleibt, beschreibt der Ratgeber Know-how-Verlust vermeiden. Was ein Abgang kosten kann, schätzt du mit dem kostenlosen Wissensverlust-Rechner grob ab.

Fazit

Know-how ist das Wissen, wie man etwas praktisch macht, und damit mehr als Faktenwissen: Es verbindet Kenntnisse, Erfahrung und Können. Im Unternehmen steckt es in Abläufen, Unterlagen und Werkzeugen, zum wichtigsten Teil aber in den Köpfen einzelner Menschen. Das Recht schützt geheime Informationen, nicht das Können, das eine Person mitnimmt. Wer sein Know-how behalten will, muss deshalb beides tun: Vertrauliches vertraulich halten und das Können rechtzeitig auf mehrere Köpfe verteilen. Fang mit der einfachsten Frage an: Welche Aufgabe kann bei euch heute nur eine einzige Person?