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Schlüsselübergabeprotokoll Vorlage als Word & PDF
Halten Sie fest, welche Schlüssel, Transponder und Zugangskarten an wen gehen, mit Nummer, Bereich und Unterschrift. Online ausfüllen oder die leere Vorlage als Word oder PDF mitnehmen.
- Kostenlos
- Ohne Konto
- Ohne E-Mail
Beispiel
Schlüsselübergabeprotokoll
Ihr Protokoll
Schlüsselübergabeprotokoll ausfüllen
Schlüssel, Transponder und Zugangskarten erfassen. Die Vorschau zeigt das fertige Dokument.
Prüfen Sie das Dokument gemeinsam und unterschreiben Sie es bei der Übergabe.
Ihre Eingaben bleiben in diesem Browser. Word und PDF werden auf Ihrem Gerät erstellt.
In drei Schritten zum Schlüsselprotokoll
Erfassen Sie nur die Schlüssel und Karten, die Sie wirklich übergeben. Word und PDF laden Sie danach herunter.
Schritt 1
Beteiligte und Anlass
Namen, Datum und Anlass eintragen: Ausgabe, Rückgabe oder Weitergabe.
Schritt 2
Schlüssel und Karten
Jeden Schlüssel, Transponder und jede Karte mit Nummer, Bereich, Anzahl und Zustand auflisten.
Schritt 3
Prüfen und unterschreiben
Gemeinsam prüfen, Word oder PDF herunterladen und beide unterschreiben.
Was in das Schlüsselübergabeprotokoll gehört
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Beteiligte, Datum, Anlass | Office Management an neue Mitarbeiterin, Ausgabe am ersten Arbeitstag |
| Schlüssel oder Karte | Büroschlüssel, Transponder, Zugangskarte, Briefkastenschlüssel |
| Nummer und Bereich | S-014 für Büro 2. OG, T-008 für Haupteingang |
| Anzahl und Zustand | 2 Stück, Gebrauchsspuren |
| Offene Punkte | Transponder fehlt, Rückgabe bis Freitag zugesagt |
Ausgabe, Rückgabe oder Weitergabe?
| Anlass | Worauf achten? |
|---|---|
| Ausgabe | Jede Nummer und den freigeschalteten Bereich festhalten. Bei Transpondern auch die Berechtigung notieren. |
| Rückgabe beim Austritt | Mit dem Ausgabeprotokoll vergleichen. Fehlende Schlüssel sofort klären, Transponder sperren lassen. |
| Weitergabe | Die neue Person und den aktuellen Bestand erfassen, damit die Kette nachvollziehbar bleibt. |
Drei Tipps für die Schlüsselübergabe
Jeden Schlüssel mit Nummer erfassen, nicht nur „Büroschlüssel“. Bei Schließanlagen steht die Nummer meist auf dem Schlüssel.
Transponder und Karten nach der Rückgabe in der Zutrittsverwaltung sperren oder neu zuordnen. Die Rückgabe allein reicht nicht.
Eine Schlüsselliste für das ganze Unternehmen führen. Dann sehen Sie bei jedem Austritt sofort, was zurückkommen muss.
Fragen
Häufige Fragen zum Schlüsselübergabeprotokoll
Was gehört in ein Schlüsselübergabeprotokoll?
Datum, Anlass (Ausgabe, Rückgabe oder Weitergabe), die beteiligten Personen, jeder Schlüssel oder Transponder mit Nummer, Bereich und Anzahl, der Zustand, offene Punkte und die Unterschriften beider Seiten.
Ist ein Schlüsselübergabeprotokoll Pflicht?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Ein Protokoll ist aber der einfachste Nachweis, wer welche Schlüssel hat, und hilft bei Verlust, Austritt oder Umbau der Schließanlage.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen Schlüssel verliert?
Den Verlust im Protokoll als offenen Punkt mit Datum festhalten und sofort klären, ob Schloss oder Schließanlage betroffen sind. Ob und in welchem Umfang die Person haftet, hängt vom Einzelfall und vom Arbeitsrecht ab.
Kann ich Schlüssel und andere Arbeitsmittel in einem Protokoll erfassen?
Ja. Für Laptop, Handy und Zubehör zusammen mit Schlüsseln eignet sich das Übergabeprotokoll für Arbeitsmittel. Dieses Protokoll ist auf Schlüssel und Zugangskarten zugeschnitten.
Werden meine Angaben gespeichert?
Nein, nicht bei uns. Der Entwurf bleibt nur in Ihrem Browser, und Word und PDF werden direkt auf Ihrem Gerät erstellt.
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