Arbeitsanweisung Vorlage: online ausfüllen, als Word oder PDF speichern

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Eine Arbeitsanweisung beschreibt Schritt für Schritt, wie eine bestimmte Tätigkeit im Unternehmen ausgeführt wird: was zu tun ist, in welcher Reihenfolge, mit welchen Mitteln und wer wofür zuständig ist. Das Ziel ist ein gleiches Ergebnis, egal wer die Arbeit gerade macht. Im Englischen heißt das Dokument Standard Operating Procedure (SOP), im Qualitätsmanagement ist auch von Standardarbeitsanweisung die Rede.

Ihren Ursprung haben Arbeitsanweisungen im Qualitätsmanagement. Die ISO 9001 verlangt dokumentierte Information, die gelenkt wird, also mit Version, Freigabe und Änderungsstand. Geschrieben werden sie heute aber vor allem für ganz normale Abläufe: Rechnungen freigeben, Ware annehmen, neue Mitarbeitende im System anlegen, den Monatsabschluss machen, die Datensicherung prüfen. Überall, wo eine Tätigkeit wichtig ist, regelmäßig vorkommt und von mehr als einer Person erledigt wird, lohnt sich das Aufschreiben:

• Gleichbleibende Qualität, unabhängig davon, wer Dienst hat.
• Schnellere Einarbeitung, weil neue Kolleginnen und Kollegen nachlesen können, statt jedes Detail zu erfragen.
• Weniger teure Fehler, weil die Warnung genau bei dem Schritt steht, an dem es schiefgeht.
• Vertretung ohne Rätselraten bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung.
• Nachvollziehbarkeit: wer den Ablauf wann und warum geändert hat.

Arbeitsanweisung, Verfahrensanweisung, Betriebsanweisung: der Unterschied

Die Begriffe werden oft verwechselt. Sie unterscheiden sich darin, wie weit sie reichen und ob das Gesetz sie verlangt:

Wichtig: Diese Vorlage ersetzt keine Betriebsanweisung. Für Gefahrstoffe und Maschinen schreiben die Verordnungen vor, was darin stehen muss, und die Betriebsanweisung ist Grundlage der Unterweisung nach § 12 ArbSchG. Dafür bieten Berufsgenossenschaften eigene Muster an. Für alle anderen Abläufe im Büro, im Lager oder in der Werkstatt ist die Arbeitsanweisung das richtige Dokument.

Aufbau: die acht Abschnitte dieser Vorlage

Eine vorgeschriebene Form gibt es nicht. Selbst der ausführliche Leitfaden der US-Umweltbehörde EPA zu SOPs betont, dass es kein einzig richtiges Format gibt. Diese Vorlage nutzt acht Abschnitte, die für die meisten Arbeitsanweisungen reichen:

1. Zweck: wozu es die Anweisung gibt, in ein bis zwei Sätzen.
2. Geltungsbereich: wofür sie gilt und, genauso wichtig, wofür nicht.
3. Zuständigkeiten: wer was macht, als Rolle statt mit Namen.
4. Voraussetzungen und Arbeitsmittel: Zugänge, Berechtigungen, Werkzeuge und Unterweisungen vor dem ersten Schritt.
5. Ablauf: die nummerierten Arbeitsschritte, jeweils mit optionalem Hinweis und optionaler Warnung.
6. Ausnahmen und Eskalation: was bei Sonderfällen zu tun ist und wer entscheidet.
7. Mitgeltende Unterlagen: Formulare, Richtlinien, Systeme und andere Anweisungen.
8. Änderungshistorie: jede Version mit Datum, Änderung und Name.

Im Kopf stehen die Angaben zur Dokumentenlenkung: Titel, Dokumentnummer, Bereich, verantwortliche Stelle, Freigabe, Gültigkeitsdatum, Version und nächster Prüftermin. Am Ende der Word- und PDF-Datei folgen Felder für die Unterschriften von Erstellung und Freigabe.

Arbeitsanweisung erstellen in sieben Schritten

1. Einen Ablauf auswählen und abgrenzen. Legen Sie fest, was ihn auslöst und womit er endet. „Rechnung geht ein“ bis „Rechnung ist bezahlt und abgelegt“ ist eine Arbeitsanweisung. „Buchhaltung“ ist keine.
2. Die Person fragen, die es am besten kann. Lassen Sie sich einen echten Fall zeigen und schreiben Sie jeden Handgriff mit, auch die, die sie selbst nicht mehr bemerkt. Die Abkürzungen, die Eigenheiten des Systems und das „das prüfe ich immer zuerst“ sind der wertvollste Teil.
3. Pro Schritt eine Handlung, mit Verb. In deutschen Arbeitsanweisungen hat sich der Infinitiv bewährt: „Rechnung im DMS ablegen.“ Wer lieber direkt anspricht, schreibt „Legen Sie die Rechnung im DMS ab.“ Entscheidend ist, dass alle Anweisungen im Unternehmen dieselbe Form nutzen.
4. Hinweise und Warnungen an den Schritt setzen. Ein Hinweis hilft weiter, etwa mit einem Tipp oder einem typischen Fall. Eine Warnung verhindert Schaden an Geld, Gesundheit, Daten oder Rechtssicherheit. Sie gehört an die Stelle, an der der Fehler passiert, nicht in ein Kapitel am Ende.
5. Ausnahmen regeln. Die meisten Fehler passieren in Fällen, die nicht in den normalen Ablauf passen. Nennen Sie die häufigsten und wer dann entscheidet.
6. Von jemandem testen lassen, der die Aufgabe nicht kennt. Ein guter Maßstab stammt aus dem EPA-Leitfaden: so ausführlich, dass jemand mit wenig Erfahrung, aber Grundverständnis den Ablauf ohne Aufsicht schafft. Jede Rückfrage zeigt einen fehlenden Satz.
7. Freigeben, bereitstellen, Prüftermin setzen. Jede Arbeitsanweisung braucht eine verantwortliche Stelle und einen Ort, an dem sie bei der Arbeit griffbereit ist. Der EPA-Leitfaden nennt als Beispiel eine Überprüfung alle ein bis zwei Jahre. Ändern sich System, Grenzwerte oder Zuständigkeiten, ist die Anweisung sofort dran.