IT-Rückgabe beim Mitarbeiterwechsel: Ablauf und Checkliste

Der Laptop liegt wieder bei der IT. Trotzdem ist die Rückgabe noch nicht abgeschlossen: Das Netzteil fehlt, ein Projektordner liegt nur lokal auf dem Rechner und niemand weiß, ob die nächste Person das Gerät schon verwenden kann.

Ein verlässlicher Rückgabeprozess verbindet die körperliche Übergabe mit Daten, Zugängen und der Entscheidung über die weitere Nutzung. Dafür brauchst du eine gemeinsame Liste und klare Zuständigkeiten. Der folgende Ablauf passt zu einem Austritt ebenso wie zu einem Rollenwechsel oder dem Austausch eines Geräts.

1. Bereite eine konkrete Rückgabeliste vor

Beginne mit dem Geräteverzeichnis und dem ursprünglichen Ausgabeprotokoll. Erfasse Laptop, Telefon, Tablet, Monitor, Dock, Headset, Netzteile, Adapter und weitere zugeordnete Gegenstände. Statt „komplette Ausstattung“ sollte die Liste jedes Gerät mit einer Kennung nennen.

Schicke die Liste rechtzeitig an die abgebende Person. Die Person kann prüfen, was im Büro, im Homeoffice oder an einem anderen Standort liegt. Ergänze Rückgabeort, Termin, Ansprechpartner und bei Versand einen abgestimmten Verpackungs- und Versandweg.

Arbeitsschritt	Verantwortlich	Ergebnis
Geräteliste zusammenstellen	IT oder Assetverwaltung	Erwartete Geräte mit Zubehör
Fachliche Datenübergabe planen	Führungskraft und Mitarbeitende	Benötigte Dateien mit neuem Zuständigen
Rückgabetermin vereinbaren	Koordination und Mitarbeitende	Ort, Datum und Kontakt
Technische Bearbeitung festlegen	IT	Passender Ablauf je Gerät

Kläre vor dem Termin außerdem, ob das Gerät danach intern weiterverwendet, repariert, verkauft oder an einen Anbieter zurückgegeben wird. Diese Entscheidung beeinflusst die technische Bearbeitung und verhindert, dass die IT aus Gewohnheit denselben Ablauf auf jedes Gerät anwendet.

2. Prüfe Gegenstände und Zustand gemeinsam

Vergleiche die tatsächliche Rückgabe mit der Liste. Lies Serien- oder Inventarnummer am Gerät ab. Prüfe Zubehör einzeln, besonders Netzteile und Dockingstationen. Bei einer größeren Lieferung sollte jedes Paket einem Vorgang zugeordnet sein.

Beschreibe den Zustand konkret: „Kratzer links am Gehäuse, Display ohne sichtbare Schäden“ ist später nachvollziehbarer als „gebraucht“. Ein kurzer Funktionstest kann je nach Gerät Start, Ladefunktion, Bildschirm und Anschlüsse umfassen. Er ersetzt keine technische Prüfung, macht aber sichtbare Auffälligkeiten früh erkennbar.

Fehlende oder beschädigte Teile werden als offene Punkte festgehalten. Gib jedem Punkt eine zuständige Person und einen nächsten Schritt. Die Feststellung „Netzteil fehlt“ ist zunächst eine Bestandsaufnahme; sie sollte nicht automatisch zu einer pauschalen Schuldzuweisung werden.

Nutze dafür ein Rückgabe- und Übergabeprotokoll für Arbeitsmittel. Bewahre das ursprüngliche Ausgabeprotokoll auf und erstelle für die Rückgabe einen neuen Eintrag. So bleiben Veränderungen nachvollziehbar.

3. Trenne Datenübergabe und Gerätebereinigung

Bevor ein Gerät zurückgesetzt wird, prüfen Fachbereich und IT, welche geschäftlichen Informationen noch gebraucht werden. Dazu können lokale Entwürfe, Projektdateien, Exportvorlagen oder wichtige Einstellungen gehören. Ordne die benötigten Inhalte einer freigegebenen Ablage und einer verantwortlichen Person zu.

Prüfe den Zugriff aus Sicht der Nachfolge. Eine hochgeladene Datei hilft wenig, wenn niemand sie öffnen darf oder ihr Zusammenhang fehlt. Übertrage dabei nur die benötigten geschäftlichen Inhalte; private Daten und persönliche Accounts brauchen einen gesondert abgestimmten Umgang.

Ein Verwaltungsbefehl ist noch kein geprüfter Abschluss

Die Namen der Geräteaktionen können ähnlich klingen, ihre Wirkung unterscheidet sich aber. Microsoft beschreibt „Retire“ in Intune als Entfernung verwalteter Unternehmensdaten und Einstellungen, ohne vollständigen Werksreset. „Wipe“ ist eine andere Aktion. Zudem wird eine Retire-Aktion erst beim nächsten Kontakt des Geräts mit Intune ausgelöst. Die angeforderte Aktion und ihr bestätigtes Ergebnis sollten deshalb getrennt dokumentiert werden.

Bei Apple hängt das geeignete Löschverfahren unter anderem vom Gerät und seiner Verwaltung ab. Verwende die passende Herstelleranleitung und prüfe anschließend Einrichtung und verbleibende Zuordnungen. Lege den technischen Ablauf mit der IT fest, statt auf einer allgemeinen Rückgabecheckliste pauschal „Werkseinstellungen“ anzukreuzen.

4. Bearbeite Zugänge mit dem Fachbereich

Eine Geräteübergabe beendet nicht automatisch den Zugang zu Cloud-Diensten, Fachanwendungen oder gemeinsamen Ablagen. Stimme den Bearbeitungszeitpunkt mit dem Arbeitsablauf ab. Bei einem Rollenwechsel werden andere Berechtigungen benötigt als bei einem endgültigen Austritt.

Gehe auch Zuständigkeiten durch: gemeinsame Postfächer, Kalender, Projektbereiche, Automatisierungen und Dienstkonten. Manchmal hängt ein wichtiger Ablauf am Benutzerkonto der scheidenden Person. Übertrage die Verantwortung auf einen geeigneten Account oder einen neuen Zuständigen, bevor ein Zugang entfernt wird.

Passwörter, Wiederherstellungsschlüssel und andere Geheimnisse gehören nicht in das Rückgabeprotokoll. Dort reichen Bearbeitungsstatus, verantwortliche Person und eine Vorgangsreferenz. Die technischen Informationen bleiben im dafür vorgesehenen System.

5. Entscheide über Weiterverwendung und Ausnahmen

Gib dem Gerät einen eindeutigen Status: eingegangen, in Prüfung, zur Reparatur, technisch vorbereitet oder zur nächsten Ausgabe freigegeben. „Zurückgegeben“ beschreibt nur einen Teil des Vorgangs. Eine benannte Person entscheidet, wann das Gerät wieder ausgegeben werden kann.

Für Ausnahmen genügt zunächst eine kurze Tabelle: Gegenstand, offener Punkt, Verantwortlicher, Termin und Erledigungsnachweis. Fehlende Geräte, verspätete Pakete und noch ausstehende Datenübergaben bleiben darin sichtbar. Schließe den Vorgang erst, wenn die wichtigen Punkte erledigt oder ausdrücklich an einen neuen Vorgang übergeben sind.

Checkliste für den Abschluss

Geräte und Zubehör mit Kennungen abgeglichen.
Zustand und sichtbare Abweichungen dokumentiert.
Benötigte geschäftliche Dateien auffindbar und zugänglich übergeben.
Passende Geräteaktion durchgeführt und Ergebnis geprüft.
Zugänge und Zuständigkeiten mit dem Fachbereich bearbeitet.
Assetregister und Bearbeitungsstatus aktualisiert.
Offene Punkte mit Verantwortlichen und Terminen festgehalten.
Protokoll geprüft und beiden Beteiligten zur Verfügung gestellt.