Wissenstransfer: Definition, Arten, Methoden und Ablauf

Wissenstransfer klingt nach Hochschule und Fördermitteln, ist im Alltag aber etwas sehr Bodenständiges: Was eine Person über ihre Arbeit weiß, soll bei den Menschen ankommen, die damit weiterarbeiten müssen. Dieser Ratgeber erklärt, was Wissenstransfer bedeutet, welche Arten von Wissen dabei eine Rolle spielen, worin sich personifizierter und kodifizierter Wissenstransfer unterscheiden, welche Methoden sich bewährt haben und wie ein Ablauf in fünf Schritten aussieht.

Was ist Wissenstransfer?

Wissenstransfer ist die gezielte Weitergabe von Wissen, Fähigkeiten und Erfahrung von einer Person, einem Team oder einer Organisation an eine andere, so dass die Empfänger es anwenden können. Entscheidend ist der letzte Teil des Satzes. Ein gefüllter Ordner oder eine aufgezeichnete Besprechung ist noch kein Wissenstransfer. Er ist erst gelungen, wenn jemand anderes die Arbeit damit tatsächlich erledigen kann.

Im Unternehmen geht es dabei vor allem um Kontinuität. Die Leitfrage lautet: Wenn diese Person morgen nicht mehr da ist, läuft die Arbeit dann ohne Fehler und Verzögerungen weiter? Besonders wichtig wird Wissenstransfer in diesen Situationen:

• jemand kündigt, geht in Rente oder fällt für längere Zeit aus
• eine Person wechselt intern die Rolle oder das Team
• ein Projekt geht vom Projektteam in den laufenden Betrieb über
• Aufgaben werden an einen Dienstleister vergeben oder wieder ins Haus geholt
• neue Mitarbeitende werden in eine bestehende Stelle eingearbeitet

Daneben gibt es eine zweite, verbreitete Bedeutung: den Wissens und Technologietransfer zwischen Hochschulen und Wirtschaft, für den viele Universitäten eigene Transferstellen haben. Um diese Bedeutung geht es hier nicht, sondern um den Wissenstransfer im Unternehmen. Wer den Begriff in IT oder Beratungsprojekten hört, begegnet oft der englischen Abkürzung KT für Knowledge Transfer, etwa in „KT Session“ (eine Übergabesitzung) oder „KT Plan“ (der Zeitplan einer Übergabe).

Wissenstransfer, Wissensaustausch und Wissensmanagement

Die drei Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Der Unterschied ist aber praktisch wichtig, weil jeder etwas anderes von dir verlangt.

Wissensmanagement schafft die Voraussetzungen. Wissenstransfer ist das, was konkret passieren muss, wenn eine bestimmte Person geht oder eine bestimmte Verantwortung wandert.

Welches Wissen muss übertragen werden?

Nicht jedes Wissen lässt sich gleich gut weitergeben. Bewährt hat sich diese Unterscheidung:

• Explizites Wissen ist bereits aufgeschrieben: Arbeitsanweisungen, Dokumentationen, Verträge, Tickets. Hier besteht der Transfer vor allem darin, zu zeigen, wo etwas liegt, und zu prüfen, ob es noch stimmt.
• Implizites Wissen ließe sich aufschreiben, hat aber niemand getan: der Zusatzschritt im Ablauf, die Frist, die keiner erwähnt, der Grund für eine bestimmte Einstellung im System.
• Erfahrungswissen (oft auch stilles Wissen genannt) ist Urteilsvermögen, das sich nur schwer in Worte fassen lässt: zu spüren, welcher Kunde gerade besondere Aufmerksamkeit braucht, oder ein Problem zu erkennen, bevor es in den Zahlen auftaucht.

Die meisten Übergaben scheitern an der zweiten und dritten Sorte. Die Dokumentation ist da, aber der Zusammenhang, der sie brauchbar macht, fehlt. Was hinter diesem Wissen steckt und wie es im Arbeitsalltag aussieht, zeigt der Ratgeber Was ist implizites Wissen? mit zwölf Beispielen.

Wie Wissen zwischen diesen Formen wandert, beschreibt das SECI-Modell von Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi (1995): Sozialisation durch gemeinsames Arbeiten, Externalisierung durch Gespräche und Beispiele, Kombination von Dokumenten und Internalisierung durch Üben. Für eine Übergabe ist die Externalisierung der Schritt, an dem es meistens hakt.

Personifizierter und kodifizierter Wissenstransfer

In der Fachliteratur werden zwei Grundwege unterschieden, bekannt geworden durch einen Beitrag im Harvard Business Review von 1999 (Hansen, Nohria und Tierney). Beim kodifizierten Weg wird Wissen in Dokumenten festgehalten, die andere später nutzen. Beim personifizierten Weg bleibt Wissen an Menschen gebunden und wird im direkten Austausch weitergegeben.

In der Praxis brauchst du beides. Die Kunst liegt darin, im Gespräch gewonnenes Wissen so festzuhalten, dass es auch ohne die Person nutzbar bleibt.

Methoden des Wissenstransfers

Methoden für dokumentiertes Wissen

• Übergabedokument: ein Ort für Aufgaben, Projekte, Ansprechpartner, Werkzeuge und Risiken. Eine Gliederung findest du im Ratgeber zum Übergabedokument, eine fertige Struktur in der kostenlosen Übergabedokument Vorlage.
• Arbeitsanweisungen: Schritt für Schritt für wiederkehrende Aufgaben. Wie konkret das aussehen kann, zeigen diese Arbeitsanweisung Beispiele.
• Checklisten: für Aufgaben, bei denen die Reihenfolge zählt und Fehler teuer sind.
• Bildschirmvideos: kurze Aufnahmen, wie eine Aufgabe im echten System erledigt wird.

Methoden für implizites Wissen und Erfahrungswissen

• Strukturierte Interviews: Fragen nach echten Situationen, mit Nachfragen, bis das „Warum“ klar ist. „Erzähl vom letzten Mal, als der Abschluss nicht aufging“ bringt mehr als „Was machst du so?“.
• Mitlaufen und Mitarbeiten: Die Nachfolge schaut zu, dann erledigt sie die Aufgabe selbst, während die erfahrene Person zuschaut.
• Mentoring und Lerntandems: regelmäßige Gespräche über Wochen oder Monate, ideal vor einem geplanten Ruhestand.
• Lessons Learned und Fallgeschichten: nach dem letzten schwierigen Fall fragen und danach, wie er gelöst wurde.
• Rückübergabe: Die Nachfolge erklärt die Aufgabe oder führt sie vor, die erfahrene Person korrigiert. Das ist die verlässlichste Probe, ob der Transfer funktioniert hat.

Der Ablauf in fünf Schritten

Dieser Ablauf passt für eine Übergabe mit einigen Wochen Vorlauf und lässt sich für einen geplanten Ruhestand strecken. Wie du ihn bei einer kurzen Kündigungsfrist auf 14 Arbeitstage verdichtest, beschreibt der Plan für den Wissenstransfer beim Mitarbeiterwechsel.

1. Umfang und Verantwortung festlegen

Die Führungskraft entscheidet, welche Aufgaben an wen gehen und wer für die Übergabe selbst verantwortlich ist. Ohne verantwortliche Person endet die Übergabe als leeres Dokument am letzten Arbeitstag.

2. Zuerst das Kritische sammeln

Beginne mit dem, was Schaden anrichtet, wenn es stockt: Fristen der nächsten acht Wochen, wiederkehrende Aufgaben, Beziehungen zu Kunden und Lieferanten, Systeme, die nur diese Person bedienen kann. Hintergrundwissen kommt später.

3. Wissen erfassen

Verbinde ein schriftliches Übergabedokument mit Gesprächen über echte Situationen. Das Dokument hält fest, was es gibt. Die Gespräche liefern Ausnahmen, Umwege und die Gründe hinter Entscheidungen. Wenn die Zeit knapp ist, ist das der Schritt, den du schützen solltest.

4. Übergeben und üben

Plane gemeinsame Termine für die kritischsten Aufgaben. Lass die Nachfolge eine Aufgabe nach der anderen übernehmen, solange die erfahrene Person noch für Fragen da ist.

5. Prüfen und abschließen

Mach für die kritischen Aufgaben eine Rückübergabe. Vereinbare, wer nach dem letzten Arbeitstag Fragen beantwortet und wer das Übergabedokument künftig pflegt.

Beispiel: Wissenstransfer in zehn Arbeitstagen

Warum Wissenstransfer scheitert

• Er beginnt zu spät. Die letzte Woche ist voll mit Abschied, Resturlaub und liegengebliebener Arbeit.
• Er wird als Dokument verstanden, nicht als Ablauf. Eine Datei auf dem Laufwerk ist keine Übergabe, solange niemand geprüft hat, ob sie brauchbar ist.
• Es gibt noch keine Nachfolge. Dann muss das Wissen so festgehalten werden, dass es auch für jemanden funktioniert, der erst Monate später anfängt.
• Die ausscheidende Person bleibt allein damit. Ohne gute Fragen beschreiben Menschen ihre Stelle statt ihres Wissens.
• Erfahrungswissen wird übersehen. Die Abläufe werden übergeben, die Erfahrung dahinter nicht.

Bei einem geplanten Ruhestand ist mehr Zeit da, aber die Fehler sind dieselben. Worauf es dort ankommt, erklärt der Ratgeber zum Wissenstransfer vor der Pension. Wenn du eher ein Werkzeug suchst, ordnet der Vergleich Wissenstransfer Software die Kategorien nach dem Problem, das sie lösen.