Transferencia de conocimiento: qué es, tipos, métodos y proceso
Autor: Kevin Baur BSc
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Contenido
- ¿Qué es la transferencia de conocimiento?
- Transferencia, transmisión y gestión del conocimiento
- ¿Qué conocimiento hay que transferir?
- Dos estrategias: codificación y personalización
- Métodos de transferencia de conocimiento
- El proceso en cinco pasos
- Ejemplo: transferencia de conocimiento en diez días laborables
- Por qué falla la transferencia de conocimiento
Casi todas las empresas hablan de transferencia de conocimiento, pero pocas la definen con precisión. En el día a día significa algo muy concreto: lo que una persona sabe de su trabajo tiene que llegar a quienes van a continuarlo, en una forma que puedan usar. Esta guía explica qué es la transferencia de conocimiento, en qué se diferencia de la transmisión y de la gestión del conocimiento, qué tipos de conocimiento intervienen, qué métodos funcionan y cómo organizar el proceso en cinco pasos.
¿Qué es la transferencia de conocimiento?
La transferencia de conocimiento es el proceso por el que el conocimiento, las habilidades y la experiencia pasan de una persona, un equipo o una organización a otra, de forma que quien lo recibe pueda aplicarlo. La clave está en la última parte. Una carpeta compartida o una reunión grabada todavía no son transferencia de conocimiento. Lo son cuando otra persona puede hacer el trabajo con ellas.
En la empresa, la transferencia de conocimiento sirve sobre todo a la continuidad. La pregunta de fondo es sencilla: si esta persona no está mañana, ¿sigue el trabajo sin errores ni retrasos? Por eso importa especialmente en estos momentos:
- una persona renuncia, se jubila o se ausenta durante mucho tiempo
- alguien cambia de puesto o de equipo dentro de la empresa
- un proyecto pasa del equipo de proyecto a la operación diaria
- un trabajo se externaliza a un proveedor o vuelve a hacerse en la empresa
- una persona nueva se incorpora a un puesto que ya existía
En España y en América Latina el término tiene además un uso muy extendido en el mundo académico: la transferencia de conocimiento entre universidades y empresas, de la que en España se ocupan las OTRI de las universidades. Esta guía trata del otro significado, el de la empresa. Si trabaja en tecnología o consultoría, también oirá la sigla inglesa KT (knowledge transfer), por ejemplo en "sesión de KT" (una reunión de traspaso) o "plan de KT" (el calendario del traspaso).
Transferencia, transmisión y gestión del conocimiento
Los tres términos se usan a menudo como sinónimos, pero no lo son, y la diferencia tiene consecuencias prácticas.
| Término | Qué significa | Ejemplo típico |
|---|---|---|
| Transferencia de conocimiento | Traspaso dirigido de un conocimiento concreto de un origen a un destinatario, con un final claro y comprobado | Una contadora que se va traspasa el cierre mensual a su sucesor |
| Transmisión del conocimiento | Comunicar información en una sola dirección, sin comprobar que el otro pueda aplicarla | Enviar el manual por correo el último día |
| Gestión del conocimiento | El sistema completo de herramientas, procesos y cultura para capturar y encontrar el conocimiento | Una wiki interna con responsables, plantillas y fechas de revisión |
La gestión del conocimiento crea las condiciones. La transferencia es lo que tiene que ocurrir cuando una persona concreta se va o una responsabilidad concreta cambia de manos.
¿Qué conocimiento hay que transferir?
No todo el conocimiento se traspasa con la misma facilidad. La distinción habitual:
- Conocimiento explícito: ya está escrito. Procedimientos, documentación, contratos, incidencias. Transferirlo consiste sobre todo en indicar dónde está y comprobar que sigue vigente.
- Conocimiento implícito: podría escribirse, pero nadie lo ha hecho. El paso extra de un proceso, el plazo que nadie menciona, el motivo de una configuración.
- Conocimiento tácito: experiencia y criterio difíciles de poner en palabras. Saber qué cliente necesita atención especial o detectar un problema antes de que aparezca en las cifras.
La mayoría de los traspasos fallan en el segundo y el tercer tipo. La documentación existe, pero falta el contexto que la hace útil. La guía qué es el conocimiento tácito lo explica con diez ejemplos de empresa.
El modelo SECI de Ikujiro Nonaka y Hirotaka Takeuchi (1995) describe cómo pasa el conocimiento de una forma a otra: socialización al trabajar juntos, externalización mediante conversaciones y ejemplos, combinación de documentos e interiorización con la práctica. En un traspaso, la externalización es el paso que suele fallar.
Dos estrategias: codificación y personalización
Un artículo de Harvard Business Review de 1999 (Hansen, Nohria y Tierney) popularizó dos estrategias básicas. La codificación guarda el conocimiento en documentos que otros usan después. La personalización lo mantiene ligado a las personas y lo transfiere mediante el contacto directo.
| Aspecto | Codificación | Personalización |
|---|---|---|
| Cómo | Documentos, procedimientos, listas de verificación, vídeos | Conversaciones, acompañamiento, mentoría, parejas de aprendizaje |
| Sirve para | Tareas recurrentes, sistemas, accesos, plazos | Excepciones, relaciones, criterio, motivos de las decisiones |
| Ventaja | Sigue disponible cuando la persona ya no está | Transmite lo que nadie pondría por escrito |
| Límite | Se queda desactualizado y pierde el contexto | Necesita tiempo compartido, que tras una renuncia suele faltar |
En la práctica hacen falta las dos. Lo difícil es registrar lo que surge en las conversaciones de forma que siga siendo útil sin la persona.
Métodos de transferencia de conocimiento
Para el conocimiento explícito
- Documento de traspaso: un único lugar con tareas, proyectos, contactos, herramientas y riesgos. Vea cómo estructurarlo en la guía del documento de traspaso.
- Procedimientos escritos: instrucciones paso a paso para las tareas recurrentes, reunidas en un manual de procedimientos.
- Listas de verificación: para tareas en las que el orden importa y los errores salen caros. La checklist de offboarding gratuita cubre la parte formal de una salida.
- Grabaciones de pantalla: vídeos cortos de cómo se hace una tarea en el sistema real.
Para el conocimiento implícito y tácito
- Entrevistas estructuradas: preguntas sobre situaciones reales, con repreguntas hasta que el "por qué" quede claro. "Cuénteme la última vez que el cierre no cuadró" da más que "¿qué hace usted?".
- Acompañamiento en el puesto: el sucesor observa y después hace la tarea mientras la persona con experiencia observa.
- Mentoría: conversaciones periódicas durante semanas o meses, ideal antes de una jubilación planificada.
- Lecciones aprendidas: preguntar por el último caso difícil y cómo se resolvió.
- Traspaso inverso: el sucesor explica o hace la tarea y la persona que se va corrige. Es la prueba más fiable de que la transferencia ha funcionado.
El proceso en cinco pasos
Este proceso sirve para un traspaso con algunas semanas de margen y puede alargarse en una jubilación. Si el preaviso es corto, el plan de 14 días para cuando un empleado se va lo condensa día a día.
1. Definir alcance y responsable
La persona responsable directa decide qué tareas pasan a quién y quién se encarga del traspaso. Sin responsable, el traspaso acaba siendo un documento vacío el último día.
2. Empezar por lo crítico
Primero lo que causaría daños si se detuviera: plazos de las próximas ocho semanas, tareas recurrentes, relaciones con clientes y proveedores, sistemas que solo esa persona sabe manejar. El contexto general viene después.
3. Capturar el conocimiento
Combine un documento de traspaso con conversaciones sobre situaciones reales. El documento recoge lo que existe; las conversaciones aportan excepciones, atajos y los motivos de las decisiones. Si falta tiempo, este es el paso que hay que proteger.
4. Traspasar y practicar
Planifique sesiones de trabajo conjunto para las tareas más críticas. Deje que el sucesor asuma una tarea tras otra mientras la persona con experiencia sigue disponible.
5. Comprobar y cerrar
Haga un traspaso inverso de las tareas críticas. Acuerde quién responde las dudas después del último día y quién mantiene actualizado el documento.
Ejemplo: transferencia de conocimiento en diez días laborables
| Cuándo | Qué | Resultado |
|---|---|---|
| Día 1 | La dirección define alcance, sucesor y responsable del traspaso | Lista de tareas y destinatarios |
| Días 2 y 3 | La jefa de compras reúne plazos, tareas recurrentes, contactos y sistemas | Primera versión del documento de traspaso |
| Días 4 a 6 | Conversaciones sobre excepciones, problemas y decisiones | Contexto añadido a cada tarea crítica |
| Días 7 a 9 | Trabajo conjunto en las tres tareas más críticas | El sucesor ha hecho cada una al menos una vez |
| Día 10 | Traspaso inverso, dudas abiertas, contacto posterior acordado | Documento de traspaso revisado y aceptado |
Por qué falla la transferencia de conocimiento
- Empieza demasiado tarde. La última semana se llena de despedidas, vacaciones pendientes y trabajo sin terminar.
- Se entiende como un documento y no como un proceso. Un archivo en una carpeta compartida no es un traspaso si nadie ha comprobado que sirve.
- Todavía no hay sucesor. Entonces el conocimiento debe registrarse de forma que funcione para alguien que empezará meses después.
- Se deja sola a la persona que se va. Sin buenas preguntas, la gente describe su puesto en lugar de su conocimiento.
- Se ignora el conocimiento tácito. Se traspasan los procedimientos, pero no la experiencia que hay detrás.
En una jubilación hay más tiempo, pero los errores son los mismos; la guía de transferencia de conocimiento antes de la jubilación explica cómo aprovecharlo. Si busca una herramienta, la comparativa de software de transferencia de conocimiento ordena las opciones según el problema que resuelven.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es la transferencia de conocimiento en una empresa?
- Es el traspaso dirigido de conocimiento, habilidades y experiencia de una persona o un equipo a otro, de forma que quien lo recibe pueda aplicarlo. Suele ser necesaria cuando alguien renuncia, se jubila, cambia de puesto o cuando un proyecto pasa a la operación.
- ¿Qué tipos de transferencia de conocimiento existen?
- Según la estrategia, por codificación (documentos) y por personalización (contacto directo). Según el conocimiento, explícito, implícito y tácito. Según la dirección, de persona a persona, de persona a equipo, de proyecto a operación y entre organizaciones.
- ¿Cuál es la diferencia entre transferencia y transmisión del conocimiento?
- La transmisión comunica información en una sola dirección. La transferencia incluye comprobar que el destinatario puede aplicar lo que ha recibido, por ejemplo con un traspaso inverso en el que hace la tarea mientras la persona con experiencia observa.
- ¿Qué métodos de transferencia de conocimiento funcionan mejor?
- Para lo escrito, el documento de traspaso, los procedimientos, las listas de verificación y las grabaciones de pantalla. Para la experiencia, las entrevistas estructuradas, el acompañamiento en el puesto, la mentoría, las lecciones aprendidas y el traspaso inverso.
- ¿Cuánto dura una transferencia de conocimiento?
- Depende del puesto. Para un puesto de oficina típico son realistas de dos a cuatro semanas de traspaso planificado; sistemas técnicos complejos o una jubilación pueden requerir varios meses. Con poco tiempo, empiece por las tareas críticas.
- ¿Quién es responsable de la transferencia de conocimiento?
- La persona responsable directa la organiza: qué se traspasa, a quién y cuándo. Quien se va aporta el conocimiento y el sucesor confirma que puede trabajar con él. Recursos humanos puede apoyar con plantillas y plazos.