Conocimiento tácito e implícito: definición, ejemplos y cómo conservarlo
Autor: Kevin Baur BSc
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En casi todos los equipos hay alguien que "simplemente lo sabe": qué cliente necesita una llamada antes de recibir la factura, por qué el cierre mensual necesita una corrección manual o qué proveedor siempre entrega tarde en diciembre. Nada de eso está en un manual. Está en la cabeza de esa persona y se va con ella. Esta guía explica qué es el conocimiento tácito o implícito, cómo se diferencia del explícito y cómo conservarlo antes de que alguien deje la empresa. Cómo se traspasa ese saber a otra persona lo explica la guía de transferencia de conocimiento.
¿Qué es el conocimiento tácito?
El conocimiento tácito es el saber que las personas aplican en su trabajo sin poder expresarlo del todo con palabras. Nace de la experiencia: años con los mismos clientes, máquinas, sistemas y excepciones. El filósofo Michael Polanyi lo resumió en The Tacit Dimension (1966): sabemos más de lo que podemos decir. En español se habla también de conocimiento implícito o de conocimiento experiencial.
- Es personal: pertenece a una persona, no a un sistema.
- Depende del contexto: de este equipo, estos clientes, esta historia.
- Se ve en la acción: cuando alguien decide rápido y bien, no cuando describe su puesto.
- Rara vez se escribe, a menudo porque la persona ya no se da cuenta de que lo sabe.
Conocimiento tácito, implícito y explícito
| Explícito | Implícito | Tácito | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Ya está documentado | Podría escribirse, pero nadie lo ha hecho | Difícil de expresar; se aprende con la experiencia |
| Ejemplo | Los pasos documentados de la nómina | "La exportación debe lanzarse antes de las 9, o el banco rechaza el archivo." | Ver de un vistazo que algo no cuadra en una nómina |
| Cómo conservarlo | Guardarlo y mantenerlo al día | Preguntar y escribirlo | Preguntar por situaciones reales, profundizar, trabajar juntos |
10 ejemplos en la empresa
- Contabilidad: saber qué centro de coste se contabiliza mal y cómo corregirlo antes del cierre.
- Ventas: notar en una llamada que un cliente está a punto de irse y saber qué oferta lo retiene.
- Atención al cliente: reconocer por el tono de un correo que es urgente.
- Compras: saber que un proveedor siempre se retrasa antes de Navidad.
- Sistemas: saber que el servidor antiguo necesita reiniciarse tras cada actualización.
- Proyectos: saber quién decide realmente en el cliente, aunque firme otra persona.
- Producción: oír por el ruido de una máquina que una pieza va a fallar.
- Recursos humanos: intuir en una entrevista si alguien encajará en un equipo concreto.
- Logística: saber qué dirección de entrega requiere llamar antes porque solo abren por la mañana.
- Desarrollo: saber por qué no se debe "limpiar" un fragmento de código extraño que cubre un caso especial.
Cómo conservar el conocimiento tácito antes de una salida
- Pregunte por situaciones reales, no por la descripción del puesto: "¿Qué hizo la última vez que falló el cierre mensual?"
- Profundice hasta entender el porqué: "¿Por qué lo hace así? ¿Qué pasa si no se hace?"
- Recoja excepciones y señales de alerta: lo que falla con frecuencia y cómo se detecta.
- Documente los contactos con contexto, no solo nombres.
- Deje que la persona sucesora trabaje en paralelo, si hay tiempo.
- Escríbalo con una estructura útil: tareas, proyectos, contactos, herramientas y riesgos. Nuestra plantilla de documento de traspaso le da esa estructura.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es el conocimiento tácito en palabras sencillas?
- El saber que se tiene por experiencia pero cuesta explicar. Por ejemplo, notar que un cliente está molesto por el tono de un correo, u oír que una máquina va a fallar.
- ¿Es lo mismo conocimiento tácito que implícito?
- A menudo se usan como sinónimos. Cuando se distinguen, el implícito podría escribirse pero aún no se ha hecho, y el tácito es difícil de expresar con palabras.
- ¿Se puede documentar el conocimiento tácito?
- En parte. Mucho de lo que parece tácito se vuelve explícito con la pregunta adecuada. El resto se transmite mejor con ejemplos, historias y trabajo conjunto.
- ¿Cómo se conserva cuando un empleado se va?
- Empezando en cuanto se conoce la salida, preguntando por situaciones reales, profundizando en los motivos y escribiendo el resultado con una estructura que la persona sucesora pueda usar.