RACI-Matrix: Erklärung, Beispiel und Vorlage

Die Rechnung liegt seit zwei Wochen, weil jeder dachte, der andere gibt sie frei. Solche Reibungen haben selten mit fehlendem Können zu tun, sondern mit unklaren Zuständigkeiten. Eine RACI-Matrix räumt damit auf, und zwar auf einer einzigen Seite. Dieser Ratgeber erklärt die vier Buchstaben, zeigt ein Beispiel, führt dich in fünf Schritten zur eigenen Matrix und gibt dir eine Vorlage zum Kopieren. Am Ende geht es um eine Frage, die in den meisten Anleitungen fehlt: Was passiert, wenn die Person hinter einem Buchstaben das Unternehmen verlässt?

Was ist eine RACI-Matrix?

RACI ist eine Technik, um Verantwortlichkeiten zu analysieren und darzustellen. Der Name setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed zusammen. In der RACI-Matrix, auch RACI-Diagramm, RACI-Chart oder Verantwortlichkeitsmatrix genannt, werden Aktivitäten gegen Rollen aufgetragen: Jede Zeile ist eine Aufgabe oder Entscheidung, jede Spalte eine Rolle, und der Buchstabe in der Zelle sagt, wie die Rolle an der Aufgabe beteiligt ist.

Bekannt ist die Matrix aus dem Projektmanagement. Sie passt aber genauso auf wiederkehrende Abläufe. Michael L. Smith und James Erwin nennen in ihrem Leitfaden für ein Chapter des Project Management Institute drei Einsatzfelder: die Rollen rund um einen Arbeitsprozess klären, die Zuständigkeiten innerhalb einer Abteilung klären und die Rollen in einem Projektteam festlegen.

Was R, A, C und I bedeuten

Responsible und Accountable: der häufigste Stolperstein

Im Deutschen werden beide Wörter gern mit „verantwortlich“ übersetzt, und genau daraus entsteht Verwirrung. Die deutsche Wikipedia unterscheidet deshalb zwischen Durchführungsverantwortung (R) und Gesamtverantwortung (A). Smith und Erwin beschreiben es bildlicher: R ist die Person, die es tut. Bei A bleibt die Sache am Ende hängen, mit dem Recht, ja oder nein zu sagen.

In kleinen Teams fällt beides oft auf dieselbe Person. Das ist erlaubt und wird als A/R in eine Zelle geschrieben. Wichtig ist nur, dass keine Aufgabe zwei A hat. Wer sich an den englischen Begriffen stört, findet im deutschsprachigen Raum Abwandlungen wie VIMA (verantwortlich, zu informieren, mitzuwirken, abzustimmen). Laut Wikipedia werden sie genau wegen dieser Abgrenzungsschwierigkeiten eingesetzt.

Beispiel: RACI-Matrix für ein kleines Handelsunternehmen

Das Beispiel ist frei erfunden und zeigt das Format: ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten, sieben Aufgaben vom Angebot bis zum Monatsabschluss und fünf Rollen. Eine leere Zelle bedeutet, dass die Rolle nicht beteiligt ist.

So liest du die Tabelle: Das Angebot erstellt der Vertrieb und steht auch dafür gerade (A/R). Die Büroleitung wird vorher gefragt, weil sie die Lieferzeiten kennt (C), die Geschäftsführung erfährt davon (I). Bei der Eingangsrechnung sind Durchführung und Verantwortung getrennt: Die Büroleitung prüft (R), die Buchhaltung verantwortet das Ergebnis (A).

RACI-Matrix erstellen in 5 Schritten

Die fünf Schritte folgen dem Vorgehen von Smith und Erwin.

1. Ablauf auswählen

Beginne mit einem Ablauf, bei dem Unklarheit heute Zeit oder Geld kostet, und nicht mit einem, der sich ohnehin bald ändert. Als Faustregel nennen Smith und Erwin 10 bis 25 Aktivitäten: Sind es weniger, ist der Ausschnitt zu eng gewählt, sind es mehr, ist er zu breit.

2. Aufgaben und Entscheidungen auflisten

Jede Zeile beginnt mit einem klaren Verb: prüfen, freigeben, bestellen, melden. Vermeide Allgemeines wie „an Besprechungen teilnehmen“. Entscheidungen gehören ausdrücklich dazu, denn an ihnen entzündet sich der meiste Streit. Gibt es zu dem Ablauf schon eine Prozessbeschreibung, ist die Liste fast fertig.

3. Rollen sammeln

Schreib Rollen in die Spalten, keine Namen. Die Matrix soll auch dann noch stimmen, wenn morgen andere Menschen die Rollen besetzen. Rollen können Einzelne, Gruppen oder ganze Abteilungen sein, auch Externe wie Kunden, Lieferanten oder das Steuerbüro.

4. Buchstaben vergeben

Vergib zuerst die R, dann je Zeile das eine A, danach C und I. Mach das gemeinsam mit den Beteiligten. Smith und Erwin halten vier bis zehn Personen für die ideale Gruppengröße.

5. Abstimmen, verteilen, aktuell halten

Schick die Matrix an alle, die darin vorkommen, aber nicht dabei waren, nimm ihre Änderungen auf und verteile die überarbeitete Fassung. Danach gehört sie dorthin, wo das Team sie findet. Rollen verschieben sich schleichend. Überarbeite die Matrix deshalb, sobald sich Aufgaben, Rollen oder Personen ändern.

Die fertige Matrix prüfen: Zeilen und Spalten lesen

Eine RACI-Matrix ist erst nützlich, wenn du sie gegenliest. Smith und Erwin schlagen zwei Blickrichtungen vor: waagerecht je Aufgabe und senkrecht je Rolle.

Im Beispiel fällt zweierlei auf. Die Geschäftsführung hält drei von sieben A. Die Zahlungsfreigabe bis zu einem festen Betrag könnte an die Buchhaltung gehen. Und die Büroleitung hat drei R in ganz verschiedenen Abläufen: Bestellung, Rechnungsprüfung und Lohnvorbereitung. Solange die Person da ist, ist das effizient. Fällt sie aus, stehen drei Abläufe gleichzeitig.

Zwei weitere Leitlinien von Smith und Erwin gehören zu jeder Prüfung: Wer ein A trägt, braucht die passende Befugnis, etwa eine Zeichnungsgrenze oder ein Budget. Die deutsche Organisationslehre nennt das Kongruenzprinzip: Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung müssen zusammenpassen. Und C und I sollten sparsam vergeben werden.

RACI-Matrix Vorlage zum Kopieren

Für den Anfang reicht eine Tabelle in Excel, in Google Tabellen oder auf Papier. Markiere die folgende Vorlage, kopiere sie in dein Tabellenprogramm und ersetze Aufgaben und Rollen.

Varianten: RASCI, CAIRO und DACI

• RASCI oder RASIC: zusätzlich S für Support, eine Rolle, die dem R aktiv Arbeit abnimmt, statt nur Wissen beizusteuern.
• CAIRO oder RACIO: zusätzlich O für Omitted, also ausdrücklich nicht beteiligt.
• DACI: Driver, Approver, Contributors, Informed. Atlassian beschreibt DACI als Rahmen für einzelne Entscheidungen: Eine Person treibt die Entscheidung voran, genau eine trifft sie.

Was eine RACI-Matrix nicht zeigt

Die Matrix beantwortet die Frage, wer beteiligt ist. Sie beantwortet nicht, wie die Arbeit gemacht wird und wann. Atlassian nennt das als Grenze des Werkzeugs: Es klärt die Beteiligung an Aufgaben, gibt aber keine Anleitung zur Ausführung. Smith und Erwin sehen es genauso: Die Matrix zeige nur auf hoher Ebene, wer was tut. Wer es genauer braucht, und das sei oft der Fall, ergänzt Prozessdarstellungen oder schreibt die einzelnen Schritte auf. Für einzelne Tätigkeiten leistet das eine Arbeitsanweisung. Ebenso wenig sagt ein R, dass die Rolle die Aufgabe auch beherrscht. Das zeigt die Qualifikationsmatrix.

Wenn die Person hinter dem Buchstaben geht

Eine Matrix mit Rollen statt Namen übersteht einen Personalwechsel auf dem Papier. Atlassian empfiehlt sie deshalb für Umstrukturierungen und Personalwechsel. In der Praxis geht mit der Person aber mehr als ein Buchstabe. Smith und Erwin weisen darauf hin, dass das Bild, das jemand von der eigenen Rolle hat, oft auf falschen Annahmen beruht, zum Beispiel auf einer Einarbeitung durch den Vorgänger in dessen letzter Arbeitswoche.

Nutze die Matrix deshalb als Checkliste für die Übergabe. Lies die Spalte der Rolle, die frei wird, von oben nach unten:

• Jedes R: Wie genau macht die Person das? Welche Sonderfälle, Fristen und Ansprechpartner gibt es? Das gehört in ein Übergabedokument.
• Jedes A: Wer entscheidet ab morgen, und mit welcher Befugnis?
• Jedes C: Welches Fachwissen fragen andere bei dieser Person ab?
• Jedes I: Aus welchen Verteilern und Runden scheidet die Person aus, und wer rückt nach?

Im Beispiel heißt das für die Büroleitung: drei Abläufe mit R, eine Entscheidung mit A und ein C, auf das sich der Vertrieb bei jedem Angebot verlässt. Wer für kritische Rollen früh eine Vertretung aufbaut, ist bei der Nachfolgeplanung richtig. Den ganzen Ablauf eines Austritts beschreibt der Ratgeber zum Offboarding.

Fazit

Eine RACI-Matrix klärt auf einer Seite, wer eine Aufgabe ausführt, wer sie verantwortet, wer gefragt und wer informiert wird. Halte dich an die eine harte Regel, genau ein A je Aufgabe, und lies die Spalten genauso aufmerksam wie die Zeilen, denn dort siehst du, an welcher Rolle besonders viel hängt. Und denk daran, dass die Matrix nur sagt, wer zuständig ist. Wie die Arbeit geht, muss festgehalten werden, bevor die Person geht, die es weiß.