Matriz RACI: qué es, ejemplo y cómo hacerla paso a paso

Una factura lleva dos semanas sin pagarse porque cada uno pensaba que la aprobaba otro. Estos roces rara vez se deben a falta de capacidad. Se deben a responsabilidades poco claras, y una matriz RACI lo resuelve en una sola página. Esta guía explica las cuatro letras, muestra un ejemplo, le lleva en cinco pasos a su propia matriz y le da una plantilla para copiar. Al final responde a una pregunta poco tratada: ¿qué pasa cuando la persona que está detrás de una letra deja la empresa?

¿Qué es una matriz RACI?

La matriz RACI, también llamada matriz de asignación de responsabilidades, relaciona actividades con las personas o los equipos que participan en ellas. El nombre viene de las iniciales en inglés de Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Cada fila es una tarea o una decisión, cada columna es un rol y la letra de la celda indica cómo participa ese rol.

Se usa sobre todo en la gestión de proyectos, pero sirve igual para el trabajo recurrente. En una guía para un capítulo del Project Management Institute, Michael L. Smith y James Erwin citan tres usos: los roles de un proceso de trabajo, de un departamento y de un equipo de proyecto.

Qué significan R, A, C e I

Responsable y aprobador: la confusión más habitual

En español, la palabra responsable puede significar las dos cosas, así que conviene fijar los términos antes de empezar. R es quien hace el trabajo. A es la única persona que lo aprueba y que rinde cuentas si sale mal. Hay quien llama encargado a la R: lo importante es que todo el equipo use las mismas palabras.

En equipos pequeños, la misma persona suele ejecutar y responder. Se anota con las dos letras en la misma celda, por ejemplo A/R. Lo que conviene evitar es una tarea con dos A o sin ninguna.

Ejemplo: matriz RACI de una pequeña empresa comercial

El ejemplo es inventado y muestra el formato: una empresa de doce personas, siete tareas desde la oferta hasta el cierre mensual y cinco roles. Una celda vacía significa que el rol no participa.

Así se lee la tabla: Ventas prepara la oferta y responde por ella (A/R). A Administración se le consulta antes porque conoce los plazos de entrega (C), y Gerencia recibe la información (I). En las facturas recibidas, Administración las revisa (R) y Contabilidad responde del resultado (A).

Cómo hacer una matriz RACI en 5 pasos

Los cinco pasos siguen el procedimiento que describen Smith y Erwin.

1. Elija el proceso

Empiece por un proceso en el que la falta de claridad cuesta hoy tiempo o dinero. Como regla práctica, Smith y Erwin proponen entre 10 y 25 actividades: con menos, el alcance es demasiado estrecho, y con más, demasiado amplio.

2. Liste las tareas y las decisiones

Cada fila empieza con un verbo claro: revisar, aprobar, pedir, comunicar. Incluya también las decisiones, porque ahí empiezan casi todas las discusiones. Una documentación de procesos ya existente le da casi toda la lista.

3. Liste los roles

Ponga roles en las columnas, no nombres. La matriz debería seguir siendo válida si mañana ocuparan esos roles personas nuevas. Un rol puede ser una persona, un grupo, un departamento o alguien de fuera, como un proveedor o la asesoría.

4. Asigne las letras

Asigne primero las R, después la única A de cada fila y por último las C y las I. Hágalo con las personas implicadas. Smith y Erwin consideran ideal un grupo de entre cuatro y diez personas.

5. Valide, comparta y mantenga

Envíe la matriz a quienes aparecen en ella y no estuvieron en la reunión y distribuya la versión revisada con sus cambios. Los roles se desplazan con el tiempo: actualícela cada vez que cambien las tareas, los roles o las personas.

Revise la matriz terminada: lea las filas y las columnas

Una matriz RACI solo es útil cuando se lee con ojo crítico. Smith y Erwin proponen dos direcciones: en horizontal, tarea por tarea, y en vertical, rol por rol.

En el ejemplo, Gerencia tiene tres de las siete A, así que la aprobación de pagos hasta un importe fijo podría pasar a Contabilidad. Y Administración tiene tres R en procesos sin relación entre sí: pedidos, revisión de facturas y preparación de la nómina. Si esa persona falta, se paran tres procesos a la vez.

Otras dos pautas de Smith y Erwin: quien tiene una A necesita la autoridad correspondiente, y las C y las I deben reducirse al mínimo.

Plantilla de matriz RACI para copiar

Seleccione la plantilla siguiente, péguela en Excel o en Hojas de cálculo de Google y sustituya las tareas y los roles.

Variantes: RASCI y DACI

• RASCI: añade la S de apoyo (support), un rol que trabaja en la tarea junto a la R.
• DACI: impulsor, aprobador, colaboradores e informados. Atlassian lo describe como un marco para decisiones concretas con un único aprobador.

Lo que una matriz RACI no muestra

La matriz responde a la pregunta de quién participa, no a cómo se hace el trabajo ni cuándo. Atlassian lo señala como un límite de la herramienta: deja clara la participación en las tareas, pero no orienta sobre cómo realizarlas. Smith y Erwin coinciden: la matriz muestra a grandes rasgos quién hace qué, y cuando hace falta más detalle se añaden mapas de proceso o se escriben los pasos. Para una actividad concreta, eso es lo que recoge un manual de procedimientos. Una R tampoco dice que el rol sepa hacer la tarea. Eso lo muestra la matriz de habilidades.

Cuando se va la persona que está detrás de la letra

Una matriz hecha con roles y no con nombres resiste un cambio de personal sobre el papel. Por eso Atlassian la recomienda para reestructuraciones y cambios de personal. En la práctica, con la persona se va algo más que una letra. Smith y Erwin advierten de que la idea que alguien tiene de su propio rol se apoya a menudo en supuestos falsos, por ejemplo en la formación que recibió de su predecesor durante la última semana de este en el puesto.

Use por tanto la matriz como lista de comprobación para el traspaso. Lea de arriba abajo la columna del rol que queda vacante:

• Cada R: ¿cómo lo hace exactamente la persona? ¿Qué casos especiales, plazos y contactos hay? Eso va en el acta de entrega del cargo.
• Cada A: ¿quién decide desde mañana y con qué autoridad?
• Cada C: ¿qué conocimiento le consultan los demás a esta persona?
• Cada I: ¿de qué listas de distribución y reuniones sale la persona?

En el ejemplo, para Administración esto supone tres procesos con R, una decisión con A y una C de la que Ventas depende en cada oferta. Preparar con tiempo un relevo para los roles críticos es tarea del plan de sucesión. El proceso completo de una salida lo describe la guía de offboarding.

Conclusión

Una matriz RACI aclara en una página quién ejecuta una tarea, quién responde por ella, a quién se consulta y a quién se informa. Respete la única regla estricta, exactamente una A por tarea, y lea las columnas con la misma atención que las filas. Y recuerde que la matriz solo dice quién es responsable. Cómo se hace el trabajo hay que dejarlo por escrito antes de que se vaya la persona que lo sabe.