Macierz RACI: co to jest, przykład i jak ją stworzyć

Faktura leży od dwóch tygodni, bo każdy myślał, że zatwierdzi ją ktoś inny. Takie zgrzyty rzadko wynikają z braku umiejętności. Wynikają z niejasnego podziału odpowiedzialności. Macierz RACI porządkuje to na jednej stronie. Z tego poradnika dowiesz się, co oznaczają cztery litery, zobaczysz przykład, w pięciu krokach stworzysz własną macierz i dostaniesz wzór do skopiowania. Na końcu zajmiemy się pytaniem, które większość poradników pomija: co się dzieje, gdy osoba stojąca za literą odchodzi z firmy?

Co to jest macierz RACI?

Macierz RACI, nazywana też matrycą RACI, tabelą RACI albo macierzą odpowiedzialności, to mapa ról i odpowiedzialności w projekcie lub procesie. Skrót pochodzi od angielskich słów Responsible, Accountable, Consulted i Informed. Jak podaje Encyklopedia Zarządzania, macierz składa się z wierszy z listą zadań i kolumn z uczestnikami, a w komórkach zaznacza się, jaką funkcję uczestnik pełni w danym zadaniu.

Narzędzie kojarzy się głównie z zarządzaniem projektami, ale równie dobrze sprawdza się w pracy powtarzalnej. Michael L. Smith i James Erwin w przewodniku przygotowanym dla jednego z oddziałów Project Management Institute wymieniają trzy zastosowania: wyjaśnienie ról wokół procesu, wyjaśnienie ról wewnątrz działu oraz określenie ról członków zespołu projektowego.

Co oznaczają litery R, A, C i I

Responsible i Accountable: najczęstsze nieporozumienie

Po polsku oba słowa tłumaczy się często jako „odpowiedzialny” i stąd bierze się zamieszanie. Dlatego warto ustalić nazwy, zanim zaczniesz. R to wykonawca, czyli osoba, która robi pracę. A to jedna osoba, która zatwierdza wynik i odpowiada za niego, gdy coś pójdzie źle.

W małych zespołach ta sama osoba często i wykonuje zadanie, i odpowiada za wynik. To dopuszczalne i zapisuje się jako A/R w jednej komórce. Unikaj tylko zadań z dwiema literami A albo bez żadnej.

Przykład: macierz RACI w małej firmie handlowej

Przykład jest wymyślony i pokazuje format: firma zatrudniająca dwanaście osób, siedem zadań od oferty do zamknięcia miesiąca i pięć ról. Pusta komórka oznacza, że rola nie bierze udziału w zadaniu.

Jak czytać tabelę: ofertę przygotowuje sprzedaż i sama za nią odpowiada (A/R). Kierownik biura jest wcześniej pytany o zdanie, bo zna terminy dostaw (C), a zarząd dostaje informację (I). Przy fakturach od dostawców wykonanie i odpowiedzialność są rozdzielone: kierownik biura sprawdza fakturę (R), a księgowość odpowiada za wynik (A).

Jak stworzyć macierz RACI w 5 krokach

Pięć kroków opiera się na procedurze opisanej przez Smitha i Erwina.

1. Wybierz proces

Zacznij od procesu, w którym niejasności już dziś kosztują czas albo pieniądze, a nie od takiego, który i tak wkrótce się zmieni. Smith i Erwin podają praktyczną regułę: od 10 do 25 czynności. Mniej niż 10 oznacza, że zakres jest zbyt wąski, a więcej niż 25, że jest zbyt szeroki.

2. Wypisz zadania i decyzje

Każdy wiersz zaczynaj od konkretnego czasownika: sprawdzić, zatwierdzić, zamówić, zgłosić. Unikaj ogólników w rodzaju „uczestniczyć w spotkaniach”. Wpisz wprost także decyzje, bo to od nich zaczyna się większość sporów. Jeśli proces ma już mapę procesu, lista jest prawie gotowa.

3. Wypisz role

W kolumnach wpisz role, nie nazwiska. Macierz powinna być aktualna także wtedy, gdy jutro te role obejmą zupełnie nowe osoby. Rolą może być jedna osoba, grupa albo cały dział, a także ktoś spoza firmy: klient, dostawca czy biuro rachunkowe.

4. Przypisz litery

Najpierw przypisz litery R, potem jedno A w każdym wierszu, a na końcu C i I. Rób to razem z zainteresowanymi. Smith i Erwin uważają, że idealna grupa liczy od czterech do dziesięciu osób.

5. Uzgodnij, udostępnij i aktualizuj

Wyślij macierz wszystkim, którzy w niej występują, a nie byli na spotkaniu, zbierz ich uwagi i roześlij poprawioną wersję. Potem trzymaj ją tam, gdzie zespół ją znajdzie. Role z czasem się przesuwają, dlatego aktualizuj macierz, gdy zmieniają się zadania, role albo ludzie.

Sprawdź gotową macierz: czytaj wiersze i kolumny

Macierz RACI zaczyna być przydatna dopiero wtedy, gdy przeczytasz ją krytycznie. Smith i Erwin proponują dwa kierunki: poziomo, zadanie po zadaniu, i pionowo, rola po roli.

W przykładzie widać dwie rzeczy. Zarząd ma trzy z siedmiu liter A. Zatwierdzanie płatności do ustalonej kwoty mogłoby przejść do księgowości. A kierownik biura ma trzy litery R w trzech niezwiązanych ze sobą procesach: zamówieniach, sprawdzaniu faktur i przygotowaniu listy płac. Dopóki ta osoba jest na miejscu, to wygodne. Gdy jej zabraknie, staną trzy procesy naraz.

Do każdego przeglądu warto dodać jeszcze dwie wskazówki Smitha i Erwina: kto ma literę A, potrzebuje odpowiednich uprawnień, na przykład limitu podpisu albo budżetu, a liter C i I powinno być jak najmniej.

Wzór macierzy RACI do skopiowania

Na początek wystarczy arkusz kalkulacyjny albo kartka papieru. Zaznacz poniższy wzór, wklej go do Excela lub Arkuszy Google i zastąp zadania oraz role własnymi.

Odmiany: RASCI, CAIRO, PARIS i DACI

• RASCI lub RASIC: dodaje S jak support, czyli rolę, która pomaga wykonawcy w pracy.
• RACIO lub CAIRO: dodaje O jak omitted, czyli rolę celowo wyłączoną z zadania.
• PARIS: zestaw ról opisany w Encyklopedii Zarządzania: uczestnik (P), odpowiedzialny za rezultat (A), odpowiedzialny za wykonanie całego zadania (R), dostarczający informacji lub oceniający (I) i odbierający rezultat (S).
• DACI: Driver, Approver, Contributors, Informed. Atlassian opisuje go jako schemat dla pojedynczych decyzji: jedna osoba prowadzi sprawę do decyzji i dokładnie jedna ją podejmuje.

Czego macierz RACI nie pokazuje

Macierz odpowiada na pytanie, kto bierze udział w zadaniu. Nie mówi, jak wykonuje się pracę ani kiedy. Atlassian wymienia to jako ograniczenie narzędzia: tabele RACI objaśniają zaangażowanie w zadania, ale nie dają wskazówek, jak je wykonywać. Smith i Erwin piszą podobnie: macierz pokazuje ogólnie, kto co robi, a gdy potrzeba szczegółów, co zdarza się często, uzupełnia się ją mapami procesów albo spisuje kroki. Dla pojedynczej czynności służy do tego standardowa procedura operacyjna. Litera R nie mówi też, że rola potrafi wykonać zadanie. To pokazuje matryca kompetencji.

Gdy odchodzi osoba stojąca za literą

Macierz oparta na rolach, a nie na nazwiskach, na papierze przetrwa zmianę kadrową. Encyklopedia Zarządzania wymienia rotację pracowników wśród korzyści z RACI: nowe osoby szybko poznają swoje role i obowiązki, a obowiązki można rozdzielić na nowo. W praktyce razem z człowiekiem odchodzi jednak coś więcej niż litera. Smith i Erwin zwracają uwagę, że wyobrażenie o własnej roli często opiera się na błędnych założeniach, na przykład na szkoleniu, które poprzednik poprowadził w swoim ostatnim tygodniu pracy.

Potraktuj więc macierz jako listę kontrolną przekazania. Przeczytaj od góry do dołu kolumnę roli, która się zwalnia:

• Każde R: jak dokładnie ta osoba to robi? Jakie są wyjątki, terminy i kontakty? To powinno trafić do dokumentu przekazania obowiązków.
• Każde A: kto decyduje od jutra i czy ma do tego uprawnienia, na przykład dostęp do banku albo budżet?
• Każde C: o jaką wiedzę inni pytają tę osobę? Zaplanuj na to czas, póki jeszcze jest w firmie.
• Każde I: z jakich list mailowych i spotkań ta osoba wypada i kto wchodzi na jej miejsce?

W przykładzie oznacza to dla kierownika biura: trzy procesy z literą R, jedną decyzję z literą A i jedno C, na którym sprzedaż polega przy każdej ofercie. Wcześniejsze przygotowanie zastępstwa dla kluczowych ról to zadanie planu sukcesji. Cały proces odejścia opisuje poradnik o offboardingu.

Podsumowanie

Macierz RACI na jednej stronie wyjaśnia, kto wykonuje zadanie, kto za nie odpowiada, kogo trzeba zapytać i kogo poinformować. Trzymaj się jednej twardej zasady, czyli dokładnie jednego A na zadanie, i czytaj kolumny równie uważnie jak wiersze, bo to w nich widać, od której roli zależy najwięcej. I pamiętaj, że macierz mówi tylko, kto odpowiada. To, jak wykonuje się pracę, trzeba spisać, zanim odejdzie osoba, która to wie.