Offboarding pracownika: co to jest i jak przebiega proces

Każdy pracownik kiedyś odchodzi z firmy. To, czy odejście przebiegnie spokojnie, czy w pośpiechu, zależy mniej od powodu, a bardziej od tego, czy istnieje jasny proces. Z tego poradnika dowiesz się, czym jest offboarding, dlaczego to coś więcej niż oddanie laptopa, jak wygląda proces offboardingu w sześciu etapach, kto za co odpowiada i jakie błędy kosztują najwięcej.

Offboarding: co to jest?

Offboarding to uporządkowany proces, który firma przeprowadza, gdy pracownik odchodzi. Angielskie słowo jest przeciwieństwem onboardingu, czyli wdrożenia nowej osoby. Po polsku mówi się też o procesie rozstania z pracownikiem albo o zakończeniu współpracy. Offboarding zamyka cykl życia pracownika w organizacji, który zaczyna się od rekrutacji.

Offboarding nie oznacza zwolnienia. Proces jest prawie taki sam we wszystkich tych sytuacjach:

• wypowiedzenie złożone przez pracownika,
• wypowiedzenie ze strony pracodawcy,
• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
• koniec umowy na czas określony,
• przejście na emeryturę,
• dłuższa nieobecność, na przykład urlop rodzicielski, gdy obowiązki przekazuje się na wiele miesięcy.

Pełny offboarding obejmuje cztery obszary: przekazanie wiedzy następcy, rozmowę końcową, zwrot mienia firmy oraz formalności kadrowe, IT i prawne, które kończą stosunek pracy. Większość list jest bardzo dokładna w trzech ostatnich obszarach, a ogólnikowa w pierwszym. A właśnie tam powstają największe straty.

Dlaczego offboarding jest ważny

Źle przeprowadzony offboarding rzadko widać ostatniego dnia. Widać go kilka tygodni później. Są cztery powody, by traktować odejście tak samo poważnie jak przyjście:

• Bezpieczeństwo: konta, które działają po odejściu pracownika, to znane ryzyko. Amerykański standard bezpieczeństwa NIST SP 800-53 opisuje to w zabezpieczeniu PS-4: przy zakończeniu zatrudnienia należy w określonym czasie wyłączyć dostęp do systemów, unieważnić dane logowania i odebrać mienie istotne dla bezpieczeństwa.
• Wiedza: pracownik zabiera ze sobą procesy, historię klientów, wiedzę o tym, gdzie co leży, i wyjątki, których nikt nie spisał. Bez przekazania następca zaczyna od zera.
• Obowiązki: rozliczenie końcowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop i świadectwo pracy mają swoje terminy, które zależą od przepisów i umowy.
• Wizerunek: osoba, która odchodzi, opowiada innym, jak ją potraktowano. Uczciwe rozstanie chroni markę pracodawcy i zostawia otwarte drzwi do powrotu.

Proces offboardingu w sześciu etapach

Poniższe etapy pasują do większości odejść. Przy krótkim okresie wypowiedzenia się skracają, ale żaden nie znika.

1. Potwierdzenie odejścia

Gdy decyzja zapadnie, potwierdź na piśmie ostatni dzień pracy i ustal, co z urlopem. Od tego dnia biegnie czas na wszystkie kolejne etapy. Tydzień stracony tutaj to tydzień mniej na przekazanie obowiązków.

2. Plan i komunikacja

Przełożony decyduje, kto przejmie które zadania i kiedy dowiedzą się o zmianie zespół, klienci i dostawcy. Wystarczy prosty plan z datą i jedną osobą odpowiedzialną za każde zadanie. Gotową strukturę daje bezpłatna karta obiegowa pracownika, czyli wewnętrzny dokument, na którym każdy dział potwierdza swoją część.

3. Przekazanie wiedzy

Ten etap decyduje, czy praca będzie toczyć się dalej po odejściu pracownika. Zajmuje najwięcej czasu i najczęściej jest odkładany. Więcej o nim w dalszej części.

4. Zwrot mienia i dostępy

Laptop, telefon, klucze, karty dostępu i ewentualnie samochód służbowy wracają za podpisem, na przykład na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego sprzętu i protokołu przekazania kluczy. IT blokuje konta w ustalonym terminie, przekazuje skrzynki pocztowe i wspólne foldery oraz zmienia hasła, z których korzystało kilka osób.

5. Rozmowa końcowa

Rozmowa końcowa, nazywana też exit interview, pokazuje, dlaczego ludzie odchodzą i co można poprawić. Nie zastępuje przekazania wiedzy, bo dotyczy powodów i doświadczeń, a nie procesów.

6. Formalne zakończenie

Na końcu są rozliczenie, świadectwo pracy, wyrejestrowania i archiwizacja dokumentów. Dokładne obowiązki i terminy zależą od przepisów i umowy; w razie wątpliwości warto zapytać specjalistę od prawa pracy.

Kto odpowiada za offboarding?

Offboarding rzadko się nie udaje z braku wiedzy. Najczęściej dlatego, że nikt nie jest właścicielem zadania. Każdy krok potrzebuje dokładnie jednej osoby odpowiedzialnej:

• Dział kadr: prowadzi proces, pilnuje terminów i dokumentów, przeprowadza rozmowę końcową.
• Przełożony: planuje następstwo, rozdziela zadania i dba o to, by przekazanie wiedzy naprawdę się odbyło.
• IT: odbiera dostępy, zabezpiecza dane i sprzęt.
• Odchodzący pracownik: dokumentuje swoją pracę i odpowiada na pytania następcy.
• Następca lub zespół: przejmuje zadania i sprawdza, czy przekazanie wystarcza.

W małej firmie bez działu kadr prawie wszystko spada na właściciela. Właśnie dlatego tak ważna jest lista na piśmie: nic nie powinno zależeć od tego, kto akurat pamięta.

Zapomniany etap: przekazanie wiedzy

Większość procesów offboardingu jest dokładna w sprawie sprzętu i kont, ale ogólnikowa w sprawie wiedzy. „Przekazanie obowiązków następcy” to wtedy jedna linijka na liście. Tymczasem duża część tego, co wie doświadczona osoba, to wiedza ukryta: doświadczenie, wyjątki i wyczucie, których nikt nigdzie nie zapisał.

Dobre przekazanie odpowiada co najmniej na te pytania:

• Jakie są zadania, jak często się powtarzają i co się stanie, jeśli zostaną pominięte?
• Jak krok po kroku przebiegają najważniejsze procesy i gdzie są wyjątki?
• Jakich systemów, folderów i dostępów potrzebuje następca?
• Kto jest ważnym kontaktem w firmie i poza nią i co warto o nim wiedzieć?
• Jakie projekty trwają, na jakim są etapie i jakie są kolejne kroki?

Metody przekazywania wiedzy, od pracy w parze po wywiad, opisuje poradnik przekazywanie wiedzy. Powtarzalne czynności najlepiej spisać jako standardową procedurę operacyjną. Jeśli chcesz przygotować się na odejście kluczowych osób z dużym wyprzedzeniem, zajrzyj do poradnika plan sukcesji.

Offboarding przy nagłym odejściu

Nie każde odejście poprzedzają tygodnie wypowiedzenia. Po zwolnieniu pracownik może opuścić firmę tego samego dnia, a po długiej chorobie może już nie wrócić, żeby się pożegnać. Wtedy zmienia się kolejność:

1. Najpierw dostępy i sprzęt, żeby nie powstała luka w bezpieczeństwie.
2. Wskaż trzy do pięciu zadań, które bez przekazania od razu spowodowałyby szkodę.
3. Spisz wiedzę dokładnie o tych zadaniach, póki pracownik jest jeszcze osiągalny.
4. Resztę listy realizuj spokojnie.

Najczęstsze błędy w offboardingu

• Za późny start. Planowanie w ostatnim tygodniu nie zostawia czasu na przekazanie, zwłaszcza gdy pracownik ma jeszcze urlop.
• Mylenie spotkań z przekazaniem. Same spotkania nie zabezpieczają wiedzy. Liczy się to, czy następca potrafi potem wykonać pracę.
• Zapomniane dostępy. Wspólne konta, portale klientów i urządzenia do uwierzytelniania dwuskładnikowego łatwo przeoczyć.
• Brak rozmowy końcowej. Kto nigdy nie pyta, dlaczego ludzie odchodzą, nigdy się tego nie dowie.
• Za każdym razem od nowa. Stały proces oszczędza czas i nerwy przy każdym odejściu.

Lista kontrolna i wzory

Ten poradnik wyjaśnia proces. Do listy zadań według terminów użyj bezpłatnej karty obiegowej, a o tym, jak wiedza wpisuje się w szerszy obraz firmy, przeczytasz w poradniku zarządzanie wiedzą.