Plan sukcesji: czym jest i jak go przygotować w 6 krokach

Wiele firm zaczyna myśleć o planie sukcesji dopiero wtedy, gdy ważna osoba składa wypowiedzenie. Wtedy planowanie zamienia się już w gaszenie pożaru. Z tego poradnika dowiesz się, czym jest planowanie sukcesji, czym różni się od sukcesji w firmie rodzinnej i od zwykłego zastępstwa oraz jak w sześciu krokach przygotować prosty plan sukcesji, z przykładem, który możesz przenieść do swojej firmy.

Czym jest plan sukcesji?

Polska Wikipedia opisuje planowanie sukcesji jako identyfikację krytycznych stanowisk, od kierownika średniego szczebla po najwyższe funkcje w organizacji, i podkreśla, że samo planowanie nie wystarczy bez procesu zarządzania sukcesją. Brytyjskie stowarzyszenie specjalistów HR CIPD definiuje je jako rozpoznawanie i rozwijanie talentów, które w przyszłości obejmą stanowiska kluczowe dla biznesu.

W praktyce ważne są trzy rzeczy:

• Planujesz stanowiska, nie ludzi. Najpierw wskazujesz role, których brak by zabolał, a dopiero potem pytasz, kto mógłby je objąć.
• Działasz z wyprzedzeniem. Plan sukcesji powstaje, zanim stanowisko się zwolni.
• Nie dotyczy tylko kadry zarządzającej. CIPD zwraca uwagę, że dawne programy pomijały specjalistów o kluczowej wiedzy i że wiele organizacji wyznacza dziś stanowiska krytyczne na wszystkich poziomach.

W małej firmie to szczególnie ważne. Osobą, której nie możesz stracić, często nie jest prezes, tylko jedyna księgowa, która zna wszystkie wyjątki w rozliczaniu płac, serwisant, który utrzymuje w ruchu starą maszynę, albo handlowiec prowadzący największego klienta.

Plan sukcesji a pojęcia pokrewne

Kilka pojęć bywa mylonych z planem sukcesji. Częściowo się pokrywają, ale każde odpowiada na inne pytanie.

Jeśli chcesz przekazać lub sprzedać własną firmę, chodzi o sukcesję firmy, czyli głównie o kwestie prawne i podatkowe. To temat na rozmowę z prawnikiem lub doradcą podatkowym. Ten poradnik dotyczy strony kadrowej: obsadzenia kluczowych stanowisk.

Dlaczego plan sukcesji jest tak ważny w małym zespole

Duża firma ma zapas: gdy odchodzi jeden kontroler, zastąpi go drugi. Zespół liczący 10 albo 30 osób ma zwykle dokładnie jedną osobę na daną funkcję. W branży IT mówi się o „bus factor”, czyli liczbie osób, które musiałyby nagle zniknąć, żeby projekt stanął. W wielu małych firmach ta liczba wynosi 1 dla kilku stanowisk jednocześnie.

Prawdziwym ryzykiem rzadko jest puste krzesło. Ogłoszenie o pracę da się opublikować. Ryzykowne jest wszystko, co odchodzi razem z człowiekiem: kolejność kroków przy zamknięciu miesiąca, dostawca, do którego trzeba zadzwonić zamiast pisać, obejście błędu w systemie, którego nikt nigdy nie zgłosił. Duża część tego to wiedza ukryta, z której sam pracownik często nie zdaje sobie sprawy. Plan sukcesji to dobry moment, żeby ją odnaleźć, póki jest jeszcze czas.

Jak przygotować plan sukcesji w 6 krokach

1. Wskaż stanowiska kluczowe

Przejrzyj swój zespół i zaznacz każde stanowisko, przy którym spełniony jest przynajmniej jeden warunek:

• Bezpośrednio zależą od niego przychody, klienci albo obowiązki prawne.
• Tylko jedna osoba potrafi wykonać tę pracę albo tylko jedna wie, jak ją wykonać.
• Zatrudnienie i wdrożenie nowej osoby trwałoby dłużej niż trzy miesiące.
• Pracownik utrzymuje relacje z klientami, dostawcami lub urzędami, które nigdzie nie są opisane.

Liczy się skutek wakatu, a nie miejsce w strukturze organizacyjnej.

2. Oceń ryzyko dla każdego stanowiska

Dla każdego stanowiska kluczowego oszacuj dwie rzeczy: jak prawdopodobne jest, że zwolni się w ciągu roku lub dwóch (emerytura, znana chęć zmiany pracy, długi urlop, rola trudna do utrzymania), i jak duże szkody spowodowałby nagły wakat. Wystarczy prosta macierz.

3. Wyznacz zastępstwo awaryjne i następcę na stałe

Rozdziel dwa pytania, które często się mieszają. Kto przejmie stanowisko jutro, jeśli pracownik zniknie bez uprzedzenia? I kto mógłby objąć je na stałe, teraz albo za rok lub dwa? Często to różne osoby. Zastępstwo awaryjne utrzymuje najważniejsze sprawy przez kilka tygodni, następca potrzebuje rozwoju. Jeśli w firmie nie ma kandydata, też to zapisz. „Potrzebna rekrutacja zewnętrzna” to uczciwy i ważny plan. Infor.pl zwraca uwagę, że szukanie następcy dopiero po powstaniu wakatu destabilizuje firmę, dlatego lepiej mieć taką decyzję zapisaną wcześniej.

4. Wyciągnij wiedzę ze stanowiska z jednej głowy

Ten krok większość planów sukcesji pomija, a małe firmy potrzebują go najbardziej. Wskazany następca niewiele pomoże, jeśli potrzebna wiedza nadal jest tylko w pamięci obecnego pracownika. Dla każdego stanowiska kluczowego zapisz zadania cykliczne i terminy, systemy i dostępy, ważne kontakty, otwarte projekty, a przede wszystkim wyjątki i powody decyzji. Dobrym formatem jest dokument przekazania, a darmowy szablon przekazania obowiązków daje gotową strukturę. Nie czekaj z tym na wypowiedzenie.

5. Rozwijaj następcę

CIPD wymienia przejścia na stanowiska tego samego szczebla, czasowe oddelegowania i rozwój menedżerski jako sposoby zdobywania doświadczenia. W małej firmie oznacza to bardzo praktyczne kroki: następca przez jakiś czas towarzyszy pracownikowi, przejmuje kolejne zadania cykliczne, zastępuje go w czasie urlopu i dostaje projekt, w którym pozna najważniejsze kontakty. Zaplanowane przekazywanie wiedzy z sesjami i odwróconą kontrolą (następca sam tłumaczy zadanie) działa lepiej niż czytanie dokumentów. Procesy, które powtarzają się co tydzień, warto spisać jako SOP, czyli standardową procedurę operacyjną.

6. Regularnie przeglądaj plan

Ludzie, stanowiska i plany się zmieniają. Przeglądaj plan sukcesji co najmniej raz w roku i po każdej większej zmianie: wypowiedzeniu, reorganizacji, pozyskaniu dużego klienta. Przy okazji aktualizuj dokumenty przekazania, bo inaczej po cichu się zestarzeją.

Przykład planu sukcesji dla firmy zatrudniającej 15 osób

Zmyślony przykład, który pokazuje format. Jeden wiersz na stanowisko kluczowe w zupełności wystarczy.

Zwróć uwagę na kolumnę „Wiedza udokumentowana?”. W praktyce najczęściej pojawia się w niej „nie”, a to właśnie ona decyduje, czy następca naprawdę może zacząć pracę.

Najczęstsze błędy w planowaniu sukcesji

• Planowanie tylko dla zarządu. Niezastąpiony specjalista jest często bardziej narażony niż prezes.
• Nazwisko bez przekazania. Następca na papierze, który nigdy nie wykonywał tej pracy i nie ma dokumentacji, to nie plan.
• Trzymanie wszystkiego w tajemnicy. CIPD ostrzega, że poufne procesy mogą podważać zaufanie. Ktoś, kto nigdy nie usłyszy, że widzisz w nim następcę, może po prostu odejść.
• Czekanie do dnia przejścia na emeryturę. Emerytura to jedyne odejście, które widać z daleka. Wykorzystaj ten czas na spokojne przekazanie obowiązków.
• Brak planu na nagły przypadek. Choroba, wypadek czy wypowiedzenie z krótkim okresem nie trzymają się planu. Wtedy ratują Cię zastępstwo awaryjne i udokumentowana wiedza.

Czytaj dalej

• Przekazywanie wiedzy w firmie
• Wiedza ukryta: czym jest i jak ją zachować
• Karta obiegowa pracownika