Matryca kompetencji: czym jest, jak ją stworzyć i przykład

Prawie w każdym zespole są zadania, które naprawdę umie wykonać tylko jedna osoba. Dopóki ta osoba jest w pracy, nikt tego nie zauważa. Widać to dopiero wtedy, gdy zachoruje, złoży wypowiedzenie albo przejdzie na emeryturę. Matryca kompetencji pokazuje takie zależności, zanim staną się problemem. Z tego poradnika dowiesz się, czym jest matryca kompetencji, jak jest zbudowana, jak stworzyć ją w sześciu krokach i co mówi o ryzyku utraty pracownika. Przykład pokazuje, jak wygląda w małym zespole biurowym.

Czym jest matryca kompetencji?

Ekspert lean Christoph Roser ujmuje to krótko na swoim blogu AllAboutLean: matryca kwalifikacji pokazuje, kto co potrafi i jak dobrze. Na jednej osi są osoby z grupy, działu albo firmy, na drugiej kwalifikacje. Dzięki temu widać, gdzie brakuje umiejętności i gdzie potrzebne są szkolenia.

Polska Wikipedia opisuje zarządzanie kompetencjami jako przejrzyste opisywanie kompetencji pracowników oraz zapewnienie ich transferu, wykorzystania i rozwoju zgodnie z celami firmy. Matryca kompetencji to jedno z najprostszych narzędzi, od których można zacząć. Spotkasz kilka nazw tego samego narzędzia: matryca kompetencji, macierz kompetencji, matryca umiejętności albo matryca kwalifikacji. W kolumnach mogą być różne rzeczy: kwalifikacje, które da się udokumentować, na przykład uprawnienia na wózki widłowe albo szkolenie stanowiskowe przy maszynie, zadania, które ktoś umie wykonać, i szersze kompetencje, takie jak rozwiązywanie problemów.

Do czego służy matryca kompetencji

• Przydział zadań i zastępstwa: według Rosera to główne zastosowanie. Zanim rozdzielisz pracę albo zatwierdzisz urlop, widzisz, kto może kogo zastąpić.
• Planowanie szkoleń: luki między tym, czego wymaga stanowisko, a tym, co ludzie umieją, pokazują, kto powinien się czego nauczyć, zamiast wysyłać wszystkich na to samo szkolenie.
• Rozmowy rozwojowe: z matrycą na stole rozmawia się o faktach, a nie o wrażeniach.
• Stanowiska kluczowe i sukcesja: matryca pokazuje, od kogo zespół zależy najbardziej, dlatego dobrze nadaje się na początek planu sukcesji.

Budowa: wiersze, kolumny i skala ocen

Podstawowa forma jest prosta. W wierszach są osoby z zespołu, działu albo zakładu. Roser zauważa, że matryce na papierze czy tablicy rzadko obejmują więcej niż 30 osób, bo stają się nieczytelne. W kolumnach są zadania i kwalifikacje, i to tylko te, które są potrzebne w codziennej pracy. Jeśli praca przebiega w stałej kolejności, ułóż kolumny w tej samej kolejności.

W każdej komórce jest poziom. Dla części kolumn wystarczy tak albo nie, na przykład przy certyfikacie, który ktoś ma albo nie ma. Dla zadań lepiej sprawdza się skala. Roser opisuje takie poziomy jako typowe:

Na papierze poziomy często rysuje się jako kółka od pustego do całkowicie zamalowanego, tak zwane Harvey balls. W arkuszu kalkulacyjnym wygodniejsze są liczby i kolorowe komórki, bo da się je liczyć i filtrować. Przy certyfikatach z datą ważności możesz dopisać datę w komórce.

Przykład matrycy kompetencji dla małego zespołu

Zmyślony przykład, który pokazuje format: czteroosobowy dział księgowości w małej firmie, oceniony według skali powyżej. Ostatni wiersz liczy, ile osób wykona dane zadanie samodzielnie.

Na pierwszy rzut oka zespół jest dobrze obsadzony: faktury od dostawców ogarną wszyscy czworo, uzgadnianie wyciągów trzy osoby. Wiersz z sumą pokazuje jednak dwie kolumny z jedynką. Lista płac i zamknięcie miesiąca zależą wyłącznie od Anny. Jeśli zabraknie jej przez dwa tygodnie na koniec miesiąca, wynagrodzenia nie zostaną naliczone, a jeśli odejdzie, wiedza o obu zadaniach odejdzie razem z nią. Dobra wiadomość też jest w tabeli: Anna ma trójkę w obu kolumnach, więc może przyuczyć inne osoby. Celina ma już poziom 1 przy liście płac i jest oczywistą kandydatką.

Jak stworzyć matrycę kompetencji w 6 krokach

1. Ustal cel i zakres

Zacznij od jednego zespołu, nie od całej firmy. Zdecyduj, przy jakiej decyzji matryca ma pomagać: przy zastępstwach w czasie urlopów, planie szkoleń czy ryzyku związanym z odejściami. Od tego zależą kolumny, których potrzebujesz.

2. Zbierz zadania i kwalifikacje

Wypisz zadania, które w zespole powtarzają się regularnie, a także rzadkie, ale ważne, na przykład zamknięcie roku albo procedurę awaryjną. Dobrym źródłem są opisy stanowisk, mapa procesów, jeśli już istnieje, i krótkie pytanie do zespołu: co robisz takiego, czego nie robi nikt inny? Lista powinna być krótka. Matryca, której nikt nie ogarnia jednym spojrzeniem, traci sens.

3. Ustal i opisz skalę

Wybierz skalę i opisz każdy poziom tak, żeby dwie osoby niezależnie od siebie oceniły tak samo. „Wykonuje samodzielnie” jest jaśniejsze niż „dobrze”. Przy uprawnieniach i certyfikatach wystarczy tak albo nie.

4. Oceń stan obecny

Ocena może być formalna, na podstawie egzaminu albo certyfikatu, albo nieformalna, wystawiona przez przełożonego i zespół. W praktyce dobrze działa połączenie: każdy najpierw ocenia się sam, a potem omawiacie różnice w rozmowie. Zapytaj też, kto chciałby nauczyć się którego zadania.

5. Przeanalizuj luki i ryzyka

Policz w każdej kolumnie, ile osób osiąga co najmniej poziom 2. Roser zaleca, żeby każde zadanie umiały samodzielnie wykonać co najmniej dwie osoby. Przy zadaniach częstych albo wykonywanych równolegle w kilku miejscach bezpieczniej są trzy, bo inaczej wystarczy jeden urlop i jedno zwolnienie lekarskie, żeby praca stanęła. Celem nie jest to, żeby wszyscy umieli wszystko. Byłoby to drogie i zwykle niemożliwe.

6. Zaplanuj działania i aktualizuj matrycę

Każda krytyczna kolumna dostaje działanie z osobą odpowiedzialną i terminem: szkolenie, przyuczenie przez osobę z poziomem 3, job shadowing albo przynajmniej instrukcję na piśmie. Aktualizuj matrycę, gdy ktoś przychodzi, odchodzi albo kończy szkolenie, a do tego przeglądaj ją regularnie, na przykład raz na kwartał.

Co matryca mówi o ryzyku utraty kluczowej osoby

W branży IT jest na to osobne pojęcie: bus factor, czyli współczynnik autobusu. Mierzy ryzyko wynikające z tego, że informacje i umiejętności nie są dzielone między członków zespołu, i często podaje się go jako liczbę osób, które musiałyby nagle zniknąć, żeby projekt stanął. W matrycy kompetencji odczytasz tę liczbę dla każdego zadania: to wiersz z sumą. Zwróć uwagę zwłaszcza na takie układy:

• Kolumna z jedną osobą na poziomie 2 lub wyższym: jeśli tej osoby zabraknie, zadanie stoi.
• Te same dwie osoby przy dwóch zadaniach: Roser opisuje to ukryte wąskie gardło. Na papierze oba zadania są obsadzone podwójnie. Jeśli oba są potrzebne jednocześnie, a jednej osoby zabraknie, jedno z nich zostaje niewykonane.
• Kolumna bez żadnej trójki: nikt nie umie nauczyć tego zadania. Kto będzie musiał się go nauczyć, zda się na metodę prób i błędów.
• Dużo trójek u osoby, która wkrótce odchodzi: emerytura, urlop rodzicielski albo wypowiedzenie zmieniają jeden dobrze obsadzony wiersz w kilka krytycznych kolumn naraz.

Najczęstsze błędy

• Za dużo kolumn: pięćdziesiąt umiejętności, których nikt nie aktualizuje, pomaga mniej niż dziesięć, które się zgadzają.
• Poziomy bez opisu: wtedy dwójka u każdego przełożonego znaczy coś innego.
• Zrobiona raz i zapomniana: nieaktualna matryca daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa.
• Matryca jako ocena pracownicza: Roser wyraźnie odradza wyliczanie z poziomów punktacji dla poszczególnych pracowników. Matryca ma pokazywać luki w zespole, a nie porównywać ludzi ze sobą.
• Dostęp dla wszystkich: oceny pracowników to dane osobowe. Ustal, kto może oglądać matrycę.

Czego matryca kompetencji nie zrobi

Matryca pokazuje, że ktoś umie wykonać zadanie, ale nie jak. W przykładzie wiesz już, że lista płac zależy od Anny. Jakie są wyjątki, jakie terminy Anna ma w głowie i do kogo dzwoni, gdy coś nie działa, nie jest nigdzie zapisane. Tę wiedzę trzeba zabezpieczyć osobno: przez przyuczenie, póki jest czas, przez zaplanowane przekazywanie wiedzy i przez dokument przekazania obowiązków, który pomoże także wtedy, gdy następca zacznie później. Jak ograniczać odejścia i co kosztują, opisuje poradnik o fluktuacji pracowników. Matryca nie mówi też, kto odpowiada za zadanie i kto decyduje. Do tego służy macierz RACI.

Podsumowanie

Matryca kompetencji to prosta tabela, która wiele pokazuje: ludzie w wierszach, zadania w kolumnach i jasno opisany poziom w każdej komórce. Stworzysz ją w sześciu krokach, a już pierwsza wersja pokaże, które zadania zależą od jednej osoby. Zadbaj, żeby każde krytyczne zadanie umiały samodzielnie wykonać co najmniej dwie osoby, aktualizuj matrycę i nie używaj jej do oceniania pracowników. Pamiętaj też, że pokazuje ona tylko, kto co umie. Wiedzę o tym, jak to się robi, trzeba zapisać osobno, zanim odejdzie osoba, która ją ma.