Job shadowing: co to jest i jak go przeprowadzić w firmie

Niektórych rzeczy uczysz się tylko wtedy, gdy patrzysz, jak robi je ktoś inny. Który klient woli telefon zamiast maila, dlaczego zamówienie sprawdza się dwa razy, co doświadczona koleżanka widzi w raporcie od razu. Job shadowing zamienia to patrzenie w zaplanowaną metodę. Z tego poradnika dowiesz się, co to jest job shadowing, kiedy opłaca się poświęcić mu czas, jak przeprowadzić go w sześciu krokach i gdzie są jego granice.

Job shadowing: co to jest?

Job shadowing, nazywany też work shadowing, to forma nauki w miejscu pracy. Jedna osoba, obserwator, przez ustalony czas towarzyszy doświadczonemu pracownikowi, gospodarzowi, przy jego prawdziwej pracy. Obserwator patrzy, zadaje pytania, a z czasem przejmuje kolejne części zadania, podczas gdy gospodarz go obserwuje.

Angielskie słowo shadow oznacza cień: idziesz za kimś jak cień. Główny Urząd Statystyczny nazywa tę metodę obserwacją pracy innego pracownika i definiuje ją jako uczenie się w pracy poprzez obserwację. GUS podaje też, że najczęściej stosuje się ją przy wdrażaniu nowych pracowników, a coraz częściej także w rozwoju kariery specjalistów.

Poza firmami termin oznacza również dzień, który uczeń albo student spędza z profesjonalistą, żeby sprawdzić, czy dany zawód mu odpowiada. To wariant służący orientacji zawodowej. Ten poradnik dotyczy pracy w firmie: job shadowingu jako sposobu przekazywania wiedzy w zespole.

Do czego firmy wykorzystują job shadowing

Metoda jest ta sama, ale cel zmienia to, co planujesz, i to, po czym poznasz sukces.

Przy przekazaniu stanowiska najważniejsze są drugi i trzeci wiersz: shadowing jako część przekazania i jako sposób, żeby stanowisko nie zależało od jednej osoby. Oba pasują do planu sukcesji. Które zadania umie dziś wykonać tylko jedna osoba, pokaże matryca kompetencji.

Zalety i ograniczenia

Job shadowing sprawdza się właśnie przy tej wiedzy, którą najtrudniej zapisać. Duża część tego, co wiedzą doświadczeni pracownicy, to wiedza ukryta: wyczucie, nawyki i drobne sygnały, których sami już nie zauważają. Podczas obserwacji widać z tego znacznie więcej niż w jakimkolwiek dokumencie.

Zalety:

• Obserwator widzi prawdziwy proces, także obejścia, które nigdy nie trafiły do instrukcji.
• Pytania pojawiają się we właściwym momencie, przy konkretnej sytuacji.
• Przy okazji powstają kontakty: obserwator poznaje osoby, z którymi pracuje gospodarz.
• Nie wymaga narzędzi ani oprogramowania, tylko czasu.

Ograniczenia:

• Angażuje dwie osoby. Gospodarz pracuje wolniej, bo tłumaczy, a obserwator na początku niewiele robi.
• Widzisz tylko to, co dzieje się w tym czasie. Zamknięcie miesiąca, roczna inwentaryzacja, rzadki błąd albo trudny klient mogą się w ciągu dwóch tygodni w ogóle nie pojawić.
• Powody pozostają niewidoczne. Widzisz, co robi gospodarz, ale nie dlaczego. Bez pytań obserwator kopiuje kroki, nie rozumiejąc ich.
• Nic nie zostaje na piśmie. To, co zobaczył obserwator, jest tylko w jednej głowie. Kolejny następca znowu zaczyna od zera.
• Gospodarz musi być dostępny. Po nagłym wypowiedzeniu, przy długim zwolnieniu lekarskim albo zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy często nie ma na to czasu.

Dlatego shadowing działa najlepiej jako jedna z kilku metod. Poradnik o przekazywaniu wiedzy porównuje go z mentoringiem, dokumentacją i wywiadami.

Jak przeprowadzić job shadowing w sześciu krokach

1. Ustal jasny cel

Zapisz w jednym zdaniu, co obserwator ma umieć na koniec. „Samodzielnie księgować faktury od dostawców, także przy reklamacjach” to cel. „Poznać dział księgowości” to nie jest cel.

2. Świadomie wybierz zadania i terminy

Wypisz powtarzające się zadania gospodarza i zaznacz te, które pojawiają się tylko raz w tygodniu, w miesiącu albo w roku. Zaplanuj shadowing tak, żeby te terminy w nim wypadły, albo zarezerwuj na nie osobne spotkania. Inaczej obserwator zobaczy tylko zwykły wtorek.

3. Przygotuj gospodarza

Gospodarz powinien wiedzieć, czego obserwator ma się nauczyć, zarezerwować trochę więcej czasu i myśleć na głos podczas pracy: „To pole sprawdzam najpierw, bo w zeszłym roku dwa razy było błędne”. Mówienie na głos, dlaczego coś robisz, to najcenniejszy nawyk w całej metodzie.

4. Obserwuj i pytaj

Obserwator prowadzi krótką listę pytań i notatek. Pomogą w tym pytania poniżej. Gdy gospodarz ma dużo pracy, pytania można zbierać i omawiać na koniec dnia, a nie po każdym kroku.

5. Zamieńcie się rolami

Po patrzeniu przychodzi czas na działanie. Obserwator wykonuje zadanie, a gospodarz patrzy i poprawia. Taki odwrócony shadowing pokazuje, co zostało naprawdę zrozumiane, a co tylko wydawało się jasne podczas obserwacji.

6. Zapisz i daj do sprawdzenia

Na koniec obserwator własnymi słowami zapisuje kroki, wyjątki i osoby kontaktowe, a gospodarz to poprawia. Dzięki temu osobiste doświadczenie zamienia się w coś, co zostaje w zespole. Strukturę znajdziesz w poradniku o przekazaniu obowiązków, a powtarzalne zadania mogą trafić do standardowej procedury operacyjnej.

Przykład: dwutygodniowy plan job shadowingu przed przekazaniem

Ten plan to przykład dla stanowiska w księgowości zobowiązań w małej firmie, gdzie następczyni towarzyszy koleżance, która odchodzi. Dopasuj dni do własnego kalendarza.

Ta sama struktura sprawdzi się przy dłuższym wdrożeniu. Jak shadowing pasuje do pierwszych trzech miesięcy, pokazuje poradnik o planie wdrożenia nowego pracownika.

Pytania na czas job shadowingu

• Dlaczego robisz ten krok przed tamtym?
• Co by się stało, gdyby ten krok pominąć?
• Po czym poznajesz, że coś jest nie tak?
• Jaki jest najczęstszy błąd przy tym zadaniu?
• Do kogo dzwonisz, gdy coś nie działa, i jak najłatwiej się z tą osobą skontaktować?
• Co dzieje się tylko raz w miesiącu albo raz w roku?
• Które zadania w zespole umiesz wykonać tylko ty?
• Gdzie są pliki, menedżery haseł albo foldery, od których to zależy?
• Co ustaliłeś z klientami albo dostawcami, a czego nigdzie nie zapisano?
• Co byś zmienił, gdybyś zaczynał na tym stanowisku od nowa?

Job shadowing a podobne metody

Częste błędy

• Brak celu: obserwator siedzi obok i nikt nie wie, kiedy shadowing się kończy.
• Samo patrzenie: bez zamiany ról nikt nie wie, co zostało zrozumiane.
• Zły termin: w spokojnym tygodniu brakuje akurat tych zadań, które są najważniejsze.
• Nic nie zapisano: wiedza przechodzi z jednej głowy do drugiej i jest tak samo zagrożona jak wcześniej.
• Za późno: kto zaczyna przekazanie w trzech ostatnich dniach okresu wypowiedzenia, nie ma już czasu na ćwiczenie.

Podsumowanie

Job shadowing to jeden z najbardziej bezpośrednich sposobów przekazania tego, co wiedzą doświadczeni pracownicy, zwłaszcza tego, czego sami nigdy by nie zapisali. Działa, gdy ma cel, obejmuje także rzadkie zadania, kończy się samodzielną pracą obserwatora i zostawia coś na piśmie. Jeśli na shadowing nie ma czasu, zabezpiecz tę wiedzę w inny sposób, zanim dana osoba odejdzie.