Plan wdrożenia nowego pracownika: onboarding w 30, 60 i 90 dni (wzór)

Pierwsze trzy miesiące decydują o tym, czy nowa osoba odnajdzie się na stanowisku, czy jeszcze długo będzie pytać o każdą drobnostkę. Plan wdrożenia nowego pracownika sprawia, że ten czas da się zaplanować: określa, czego osoba uczy się i kiedy, jakie zadania przejmuje i w jakiej kolejności, kto ją wspiera i po czym widać, że wdrożenie się udało. Z tego poradnika dowiesz się, jak zbudować onboarding pracownika w układzie 30, 60 i 90 dni, dostaniesz wzór do skopiowania, przykład oraz wskazówki na wypadek, gdy nowa osoba przejmuje stanowisko po kimś, kto odchodzi.

Czym jest plan wdrożenia nowego pracownika?

Plan wdrożenia to pisemny harmonogram pierwszych tygodni i miesięcy na stanowisku. Opisuje w kolejności czasowej, czego nowa osoba ma się nauczyć, jakie zadania przejmuje, z kim się spotyka i jakie cele ma osiągnąć, a przy każdym kroku wskazuje osobę odpowiedzialną. Jest praktyczną częścią szerszego procesu, który nazywa się onboardingiem pracownika i obejmuje także przygotowanie stanowiska, dokumenty oraz wejście w zespół.

Plan wdrożenia to coś innego niż lista kontrolna pierwszego dnia. Lista pilnuje, żeby nic nie zabrakło organizacyjnie: stanowisko, laptop, dostępy, dokumenty. Plan odpowiada na inne pytanie: co nowa osoba musi wiedzieć i umieć, żeby pracować samodzielnie, i w jakiej kolejności najlepiej się tego nauczy.

Część wdrożenia wynika wprost z przepisów. Zgodnie z art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca ma zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. Art. 237³ § 2 nakłada obowiązek przeszkolenia pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy. Spisany plan wdrożenia pomaga udokumentować, że to się wydarzyło.

Co powinien zawierać plan wdrożenia

Dobry plan mieści się na kilku stronach. Te elementy powinny się w nim znaleźć:

• Cel stanowiska: dwa lub trzy zdania o tym, po co jest to stanowisko i po czym poznać dobrą pracę.
• Osoby odpowiedzialne: przełożony, opiekun (buddy) do codziennych pytań i ekspert dla każdego tematu.
• Treści do opanowania: systemy, procesy, zasady, klienci i produkty, uporządkowane według pilności.
• Zadania w kolejności: najpierw proste, powtarzalne zadania z pomocą, potem trudniejsze samodzielnie.
• Terminy: spotkania z kluczowymi osobami, szkolenia i obowiązkowe szkolenie BHP.
• Rozmowy podsumowujące: co najmniej po 30, 60 i 90 dniach, a przy umowie na okres próbny odpowiednio wcześnie przed jej końcem.
• Kryteria sukcesu: dla każdego etapu wynik, który da się sprawdzić.

Plan 30 60 90: trzy etapy wdrożenia

Podział na trzy części po około miesiąc pasuje do tego, jak naprawdę uczymy się nowego stanowiska: najpierw zrozumieć, potem robić samodzielnie, na końcu przejąć odpowiedzialność. Liczby dni są orientacyjne. Na prostym stanowisku idzie to szybciej, na stanowisku kierowniczym albo przy wielu systemach dłużej.

Dni 1 do 30: zrozumieć i towarzyszyć

Cel: nowa osoba zna procesy, najważniejszych ludzi i narzędzia oraz wykonuje pierwsze powtarzalne zadania z pomocą.

• W pierwszym tygodniu zakończyć szkolenie BHP i skonfigurować dostępy.
• Towarzyszyć doświadczonym współpracownikom i zapisywać pytania.
• Przejmować powtarzalne zadania jedno po drugim, za pierwszym razem pod kontrolą.
• Poznać pięć do dziesięciu najważniejszych osób w firmie.
• Jeszcze niczego nie zmieniać. Najpierw zrozumieć, dlaczego rzeczy działają tak, a nie inaczej.

Dni 31 do 60: pracować samodzielnie

Cel: osoba wykonuje większość zadań sama i wie, kogo pytać o wyjątki.

• Wykonywać powtarzalne zadania bez pomocy.
• Przejąć pierwsze własne projekty albo klientów.
• Poznać osobiście klientów i dostawców.
• Uzupełnić luki w wiedzy z opiekunem i zapisać ustalenia.

Dni 61 do 90: przejąć odpowiedzialność i ulepszać

Cel: stanowisko działa stabilnie, a osoba zaczyna je współkształtować.

• Przejąć pełną odpowiedzialność za swój obszar.
• Uzgodnić z przełożonym dwa lub trzy usprawnienia i je wdrożyć.
• Ustalić cele na kolejne sześć miesięcy.
• Zadbać o to, żeby ktoś inny mógł w razie potrzeby przejąć najważniejsze zadania.

Wzór planu wdrożenia do skopiowania

Skopiuj tabelę do dokumentu albo arkusza i zastąp teksty w nawiasach kwadratowych danymi swojego stanowiska.

Przykład: plan wdrożenia w dziale rozliczeń z dostawcami

Tak może to wyglądać w praktyce, w uproszczonej wersji dla stanowiska ds. rozliczeń z dostawcami w małej firmie:

• Tydzień 1: dostęp do programu księgowego i skrzynki z fakturami, szkolenie BHP, wprowadzenie do planu kont z kierowniczką zespołu.
• Dni 1 do 30: księgowanie faktur zakupowych, na początku z kontrolą koleżanki. Poznanie ścieżek akceptacji. Udział w pierwszym przebiegu płatności.
• Dni 31 do 60: samodzielne księgowanie i przelewy. Wyjaśnianie pytań z dostawcami. Udział w zamknięciu miesiąca.
• Dni 61 do 90: odpowiedzialność za część dostawców. Propozycja, jak ograniczyć powtarzające się pytania. Zastępstwo w czasie urlopu koleżanki.

Gdy nowa osoba przejmuje stanowisko po kimś, kto odchodzi

Wiele wdrożeń to w rzeczywistości zastępstwa i następstwa. Wtedy obowiązują inne zasady:

• Praca nie czeka. Terminy, zamówienia i zamknięcia biegną od pierwszego dnia.
• Jest historia. Ustalenia z klientami, wyjątki i obejścia już istnieją, ale często nigdzie ich nie zapisano.
• Poprzednika może już nie być. Wtedy jedynymi źródłami są dokumenty, które zostawił, i współpracownicy.

Dla następcy pierwszy etap nie zaczyna się od nauki, tylko od utrzymania pracy w ruchu: najpierw przejmuje wszystko, co ma termin, a resztę poznaje potem. Dlatego plan potrzebuje trzech informacji z góry: listy terminów na pierwsze 90 dni, otwartych spraw poprzednika i kontaktów, z którymi współpracował najbliżej.

Najbardziej brakuje wiedzy, której poprzednik nigdy nie spisał: dlaczego jeden klient jest traktowany inaczej, które obejście działa w którym systemie, do kogo naprawdę dzwonić, gdy coś się psuje. Tę wiedzę ukrytą da się zabezpieczyć tylko wtedy, gdy osoba jest jeszcze w firmie. Jak się do tego zabrać, opisuje poradnik o przekazywaniu wiedzy w firmie. Kto chce długofalowo zabezpieczyć kluczowe stanowiska, potrzebuje planu sukcesji.

Pytania na pierwsze tygodnie

Te pytania pomagają nowej osobie, a zwłaszcza następcy, szybko oddzielić rzeczy ważne od mniej ważnych. Warto zadać je na pierwszym spotkaniu z przełożonym i z opiekunem:

1. Jakie trzy rzeczy wyrządzą najwięcej szkody, jeśli zrobię je źle?
2. Jakie terminy przypadają w najbliższych 90 dniach?
3. Które zadania nie są w żadnym zakresie obowiązków, ale wszyscy ich oczekują?
4. Kogo warto poznać najpierw i dlaczego?
5. Którzy klienci albo dostawcy wymagają szczególnego traktowania?
6. Co już próbowano i się nie sprawdziło?
7. Kogo pytać, gdy dokumentacja nie wystarcza?

Najczęstsze błędy we wdrożeniu

• Brak spisanego planu. Wdrożenie zależy wtedy od tego, kto akurat ma czas.
• Za dużo w pierwszym tygodniu. Kto trzeciego dnia zobaczy wszystkie systemy, zapamięta niewiele. Lepiej uczyć się w kolejności zadań.
• Brak opiekuna. Nowa osoba pyta wszystkich, a nikt nie czuje się odpowiedzialny.
• Informacja zwrotna dopiero na koniec okresu próbnego. Problemy wychodzą za późno. Krótkie rozmowy po 30 i 60 dniach działają lepiej.
• Brak przekazania przy zmianie na stanowisku. Najlepszy plan niewiele da, jeśli wiedza odeszła razem z poprzednikiem.

Wdrożenie to druga strona offboardingu pracownika: dobre pożegnanie jest często najlepszym przygotowaniem do kolejnego wdrożenia. Powtarzalne czynności nowej osoby łatwiej opanować, gdy są opisane jako standardowa procedura operacyjna.