Einarbeitungsplan: Vorlage für 30, 60 und 90 Tage, auch für Nachfolger

Die ersten drei Monate entscheiden, ob jemand in einer neuen Stelle ankommt oder dauerhaft nachfragen muss. Ein Einarbeitungsplan macht diese Zeit planbar: Er legt fest, was die neue Person wann lernt, welche Aufgaben sie in welcher Reihenfolge übernimmt, wer sie begleitet und woran alle erkennen, dass die Einarbeitung gelungen ist. Dieser Ratgeber zeigt den Aufbau, einen 30 60 90 Tage Plan mit Vorlage zum Kopieren, ein Beispiel und was sich ändert, wenn die neue Person eine bestehende Stelle von einem Vorgänger übernimmt.

Was ist ein Einarbeitungsplan?

Ein Einarbeitungsplan ist ein schriftlicher Fahrplan für die ersten Wochen und Monate in einer Stelle. Er beschreibt Lerninhalte, Aufgaben, Gespräche und Ziele in zeitlicher Reihenfolge und nennt für jeden Schritt eine verantwortliche Person. Die Einarbeitung ist Teil des größeren Onboardings, das schon mit dem unterschriebenen Vertrag beginnt und auch die soziale Eingliederung ins Team umfasst.

Vom Einarbeitungsplan zu unterscheiden ist die Onboarding-Checkliste. Die Checkliste sorgt dafür, dass organisatorisch nichts fehlt: Arbeitsplatz, Laptop, Zugänge, Unterlagen, erster Tag. Der Einarbeitungsplan beantwortet eine andere Frage: Was muss die Person können und wissen, um ihre Aufgaben selbstständig zu erledigen, und in welcher Reihenfolge lernt sie das am besten? In der Praxis gehören beide zusammen.

Ganz ohne Einarbeitung geht es auch rechtlich nicht. Nach § 81 Betriebsverfassungsgesetz muss der Arbeitgeber Beschäftigte über ihre Aufgabe, ihre Verantwortung und die Einordnung ihrer Tätigkeit in den Arbeitsablauf unterrichten. § 12 Arbeitsschutzgesetz verlangt eine Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Einstellung, bevor die Tätigkeit beginnt. Ein Einarbeitungsplan ist der einfachste Weg, beides nachvollziehbar zu erledigen.

Was in einen Einarbeitungsplan gehört

Ein brauchbarer Plan passt auf wenige Seiten. Diese Bausteine sollten drin sein:

• Ziel der Stelle: zwei bis drei Sätze, wofür die Stelle da ist und woran gute Arbeit gemessen wird.
• Verantwortliche: die Führungskraft, eine Patin oder ein Pate für Alltagsfragen und je Thema eine Fachperson.
• Lerninhalte: Systeme, Abläufe, Regeln, Kunden und Produkte, sortiert nach Dringlichkeit.
• Aufgaben in Reihenfolge: zuerst einfache, wiederkehrende Aufgaben mit Begleitung, dann komplexere allein.
• Termine: Kennenlerngespräche mit wichtigen Ansprechpartnern, Schulungen, Pflichtunterweisungen.
• Feedbackgespräche: mindestens nach 30, 60 und 90 Tagen, bei einer Probezeit rechtzeitig vor deren Ende.
• Erfolgskriterien: für jede Phase ein überprüfbares Ergebnis statt „hat sich eingearbeitet“.

Der Einarbeitungsplan in drei Phasen: 30, 60 und 90 Tage

Die Gliederung in drei Abschnitte von je etwa einem Monat hat sich durchgesetzt, weil sie zum Lernverlauf passt: erst verstehen, dann selbst machen, dann Verantwortung übernehmen. Die Tage sind Richtwerte. In einer einfachen Stelle geht es schneller, in einer Führungsrolle oder mit vielen Fachsystemen dauert es länger.

Tage 1 bis 30: verstehen und mitlaufen

Ziel: Die Person kennt die Abläufe, die wichtigsten Menschen und die Werkzeuge und erledigt die ersten wiederkehrenden Aufgaben mit Begleitung.

• Pflichtunterweisungen und Zugänge in der ersten Woche abschließen.
• Bei erfahrenen Kolleginnen und Kollegen mitlaufen und Fragen sammeln.
• Wiederkehrende Aufgaben einzeln übernehmen, beim ersten Mal mit Kontrolle.
• Kennenlerngespräche mit den fünf bis zehn wichtigsten internen Ansprechpartnern führen.
• Noch nichts umbauen. Zuerst verstehen, warum Abläufe so sind, wie sie sind.

Tage 31 bis 60: selbstständig arbeiten

Ziel: Die Person erledigt den Großteil ihrer Aufgaben allein und weiß, wen sie bei Ausnahmen fragt.

• Wiederkehrende Aufgaben ohne Hilfe erledigen.
• Erste eigene Projekte oder Kunden übernehmen.
• Externe Kontakte wie Kunden und Lieferanten persönlich kennenlernen.
• Offene Wissenslücken mit der Patin oder dem Paten schließen und schriftlich festhalten.

Tage 61 bis 90: Verantwortung übernehmen und verbessern

Ziel: Die Stelle läuft stabil, und die Person beginnt, sie mitzugestalten.

• Volle Verantwortung für den Aufgabenbereich übernehmen.
• Zwei bis drei Verbesserungen mit der Führungskraft vereinbaren und umsetzen.
• Ziele für die nächsten sechs Monate festlegen.
• Dafür sorgen, dass eine zweite Person die kritischen Aufgaben im Notfall übernehmen könnte.

Vorlage: Einarbeitungsplan zum Kopieren

Kopiere die Tabelle in ein Dokument oder eine Tabellenkalkulation und ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern durch die Angaben deiner Stelle.

Beispiel: Einarbeitungsplan für die Kreditorenbuchhaltung

Wie das konkret aussieht, zeigt ein vereinfachtes Beispiel für eine Sachbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung eines kleinen Unternehmens:

• Woche 1: Zugang zur Buchhaltungssoftware und zum Rechnungseingang, Unterweisung am Arbeitsplatz, Einführung in den Kontenplan durch die Teamleitung.
• Tage 1 bis 30: Eingangsrechnungen erfassen, zuerst mit Kontrolle durch eine Kollegin. Freigabewege kennenlernen. Den ersten Zahlungslauf begleiten.
• Tage 31 bis 60: Rechnungserfassung und Zahlungsläufe allein. Klärung von Rückfragen mit Lieferanten. Mitarbeit am Monatsabschluss.
• Tage 61 bis 90: Verantwortung für einen Teil der Lieferanten. Vorschlag, wie wiederkehrende Rückfragen seltener werden. Vertretung im Urlaub der Kollegin.

Einarbeitung in eine bestehende Stelle: wenn ein Nachfolger übernimmt

Viele Einarbeitungen sind in Wahrheit Nachbesetzungen. Dann gelten andere Regeln als bei einer neu geschaffenen Stelle:

• Die Arbeit wartet nicht. Fristen, Kundenanfragen und Abschlüsse laufen vom ersten Tag an weiter.
• Es gibt eine Vorgeschichte. Absprachen mit Kunden, Sonderfälle und Umwege existieren längst, stehen aber oft nirgends.
• Der Vorgänger ist vielleicht schon weg. Dann sind das Übergabedokument und die Kolleginnen und Kollegen die einzigen Quellen.

Für die Nachfolge heißt das: Die erste Phase beginnt nicht mit Lernen, sondern mit Weiterlaufen. Die Person übernimmt zuerst alles, was Fristen hat, und lernt den Rest danach. Der Einarbeitungsplan bekommt deshalb vorab drei Ergänzungen: eine Liste aller Fristen in den ersten 90 Tagen, die offenen Vorgänge des Vorgängers und die Ansprechpartner, mit denen er besonders eng gearbeitet hat.

Am meisten fehlt in der Nachfolge das Wissen, das der Vorgänger nie aufgeschrieben hat: warum ein Kunde anders behandelt wird, welcher Umweg in welchem System funktioniert, wen man bei Problemen wirklich anruft. Dieses implizite Wissen lässt sich nur sichern, solange die Person noch da ist. Wie das in den letzten zwei Wochen gelingt, beschreibt der Plan für den Wissenstransfer beim Mitarbeiterwechsel. Wer Schlüsselstellen langfristig absichern will, plant das in der Nachfolgeplanung.

Fragen für die ersten Wochen

Diese Fragen helfen neuen Mitarbeitenden und Nachfolgern, schnell das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Sie gehören in das erste Gespräch mit der Führungskraft und mit der Patin oder dem Paten:

1. Welche drei Dinge richten den größten Schaden an, wenn ich sie falsch mache?
2. Welche Fristen kommen in den nächsten 90 Tagen?
3. Welche Aufgaben stehen in keiner Stellenbeschreibung, werden aber erwartet?
4. Wen sollte ich zuerst kennenlernen, und warum?
5. Welche Kunden oder Lieferanten brauchen besondere Behandlung?
6. Was wurde schon versucht und hat nicht funktioniert?
7. Wen frage ich, wenn die Unterlagen nicht weiterhelfen?

Typische Fehler bei der Einarbeitung

• Kein schriftlicher Plan. Ohne Plan hängt die Einarbeitung davon ab, wer gerade Zeit hat.
• Zu viel in der ersten Woche. Wer am dritten Tag alle Systeme gezeigt bekommt, behält wenig. Lieber in der Reihenfolge der Aufgaben lernen.
• Keine Patin und kein Pate. Dann fragt die neue Person alle, und niemand fühlt sich zuständig.
• Feedback erst am Ende der Probezeit. Probleme fallen so zu spät auf. Kurze Gespräche nach 30 und 60 Tagen sind wirksamer.
• Bei Nachbesetzungen die Übergabe vergessen. Der beste Plan hilft wenig, wenn das Wissen des Vorgängers mit ihm gegangen ist.

Wie die Einarbeitung in den gesamten Lebenszyklus passt, zeigt der Ratgeber zum Offboarding: Ein gutes Offboarding ist oft die beste Vorbereitung auf die nächste Einarbeitung.