Przekazanie wiedzy przy odejściu pracownika: plan na 14 dni i wzór

Na biurku leży wypowiedzenie. Okres wypowiedzenia trwa kilka tygodni, zostało jeszcze trochę urlopu, a nikt inny tak naprawdę nie wie, jak ta osoba wykonuje swoją pracę. Ten poradnik to plan właśnie na taką sytuację: wzór planu przekazania wiedzy, harmonogram na 14 dni roboczych, kryteria, po których poznasz, że przekazanie się udało, oraz to, co zmienia się, gdy nie ma jeszcze następcy. Czym jest przekazywanie wiedzy w ogóle i jakie są jego metody, wyjaśnia poradnik przekazywanie wiedzy.

Dlaczego zwykły offboarding nie zabezpiecza wiedzy

Większość list przy odejściu dotyczy rzeczy: zwrot laptopa, zamknięcie kont, rozliczenie, rozmowa końcowa. To wszystko jest potrzebne, ale nie zatrzymuje w firmie tego, co pracownik wie. Cały proces krok po kroku opisuje poradnik offboarding. Wiedza ginie zwykle z trzech powodów:

• Nikt nie odpowiada za wiedzę. Kadry zajmują się formalnościami, IT kontami. Wiedza jest w zespole, więc odpowiada za nią przełożony, tylko nikt tego głośno nie mówi.
• „Spisz wszystko” to nie metoda. Osoba odchodząca nie wie, czego potrzebują inni, a najważniejsze rzeczy wydają się jej zbyt oczywiste, by o nich wspominać.
• Wszystko zaczyna się za późno. Ostatni tydzień to pożegnania, zaległa praca i urlop. Przekazanie mieści się wtedy w jednym spotkaniu.

Kto odpowiada za przekazanie wiedzy?

Bezpośredni przełożony. Tylko on może zdecydować, które obowiązki przejdą na kogo, co może poczekać i ile czasu osoba odchodząca poświęci na przekazanie zamiast na bieżącą pracę. Dział kadr pomaga harmonogramem, wzorami i formalnościami. Osoba odchodząca dostarcza wiedzę, a następca sprawdza, czy potrafi na jej podstawie pracować.

Wzór: co powinien zawierać plan przekazania wiedzy

Plan przekazania wiedzy to plan projektu, jakim jest przekazanie. Zwykle mieści się na jednej lub dwóch stronach i odpowiada na pytania: jaka wiedza, od kogo, do kogo, jaką metodą, do kiedy i jak sprawdzimy, że dotarła. Szczegóły, czyli kroki, kontakty i miejsca, gdzie leżą pliki, trafiają do osobnego dokumentu, który opisuje poradnik przekazanie obowiązków. Przykłady w prawej kolumnie są zmyślone i pokazują, jak dokładne powinny być wpisy.

Jeśli wolisz wypełnić część szczegółową w formularzu, skorzystaj z bezpłatnego edytora dokumentu przekazania.

Plan na 14 dni

Harmonogram zakłada około trzech tygodni wypowiedzenia z kilkoma dniami urlopu. Jeśli masz więcej czasu, wydłuż etapy. Jeśli mniej, skróć je, ale zachowaj kolejność.

Dni 1 i 2: zakres i odpowiedzialność

• Ustal ostatni dzień pracy, pozostały urlop i to, ile czasu dziennie idzie na przekazanie.
• Wypisz obowiązki stanowiska i przy każdym zdecyduj: kto je przejmie, kto tymczasowo zastąpi, a co może poczekać.
• Wyznacz jedną osobę, która odpowiada za plan i co kilka dni sprawdza postępy.
• Poinformuj zespół oraz najważniejszych klientów i dostawców, kto będzie ich nowym kontaktem.

Dni 3 do 5: znajdź wiedzę krytyczną

Nie próbuj zabezpieczyć wszystkiego. Zacznij od tego, co wyrządziłoby szkodę, gdyby jutro przestało działać:

• Wąskie gardła: zadania, które wykonuje tylko ta osoba, na przykład krok w naliczaniu wynagrodzeń, akceptacja albo system, który rozumie tylko ona.
• Terminy w ciągu najbliższych ośmiu tygodni: umowy, raporty, odnowienia, obietnice dane klientom.
• Relacje: klienci, dostawcy i kontakty wewnętrzne, z notatką, jak wygląda współpraca z każdym z nich.
• Wyjątki i obejścia: co regularnie się psuje i jak to naprawić.

Wynikiem jest część 4 planu: krótka, uporządkowana lista. Reszta to tło, które może poczekać.

Dni 6 do 10: zapisz wiedzę

Połącz dwie rzeczy. Pisemny dokument przekazania obejmuje to, co istnieje: zadania, projekty, kontakty, narzędzia i otwarte sprawy. Rozmowy obejmują to, czego nie ma nigdzie na piśmie: dlaczego coś robi się w określony sposób, co sprawdzić i po czym poznać problem. Pytaj o konkretne sytuacje, a nie o zakres obowiązków. Prośba „opowiedz o ostatnim zamknięciu miesiąca, które poszło źle” daje więcej niż „opisz swoje stanowisko”. Więcej takich pytań znajdziesz w poradniku o wiedzy ukrytej.

Dni 11 do 13: przekaż i przećwicz

• Następca lub zastępca wykonuje krytyczne zadania raz, gdy osoba odchodząca jest jeszcze na miejscu.
• Przejdźcie razem przez dokument przekazania i uzupełnijcie braki. Najważniejsze czynności spisz jako krótką standardową procedurę operacyjną.
• Dostępy przekaż przez IT, nigdy przez hasła wpisane do dokumentu.

Dzień 14: sprawdź i zamknij

• Porównaj każdy punkt listy krytycznej z kryteriami zakończenia z części 8.
• Zapisz plan i dokument przekazania tam, gdzie zespół znajdzie je po odejściu pracownika.
• Potwierdź ustalenia dotyczące kontaktu po odejściu.

Po czym poznać, że przekazanie się udało

Przekazanie nie jest zakończone dlatego, że odbyło się spotkanie albo powstał dokument. Jest zakończone wtedy, gdy ktoś inny potrafi wykonać tę pracę. Dobre kryteria są konkretne i da się je sprawdzić przed ostatnim dniem:

• Każde krytyczne zadanie ma przypisaną osobę, która wykonała je co najmniej raz albo przeszła przez nie krok po kroku.
• Każdy termin z najbliższych ośmiu tygodni ma osobę odpowiedzialną i jest w jej kalendarzu.
• Najważniejsze kontakty zewnętrzne wiedzą, kto jest ich nowym rozmówcą.
• Osoba przejmująca otwiera każdy plik i system z dokumentu przekazania na własnym koncie.
• Otwarte pytania są na liście z przypisaną osobą, a nie tylko w czyjejś głowie.

Gdy nie ma jeszcze następcy

W małych firmach to norma: ogłoszenie o pracę wisi, a nowa osoba zacznie za trzy miesiące. Przekazanie musi wtedy działać dla kogoś, kto nie będzie mógł dopytać:

• Więcej kontekstu na piśmie: nie tylko „wysłać raport 5. dnia miesiąca”, ale też dlaczego, do kogo, co odbiorca z nim robi i co się stanie, gdy raport się spóźni.
• Zastępca dla każdego krytycznego zadania, który potrzebuje tej wiedzy już teraz.
• Struktura zrozumiała dla obcej osoby: według zadań, projektów, kontaktów, narzędzi i ryzyk, a nie jako notatki ze spotkań.

Gdy następca już przyjdzie, jego pierwsze miesiące ułatwi plan wdrożenia nowego pracownika oparty na przekazaniu. A jeśli te same stanowiska raz po raz zostawiają lukę, warto przygotować plan sukcesji przed kolejnym wypowiedzeniem.

Typowe błędy

• Czekanie z przekazaniem na następcę. Wtedy wiedzy już nie ma.
• Zrzucenie przekazania na kadry. Dział kadr nie oceni, która wiedza jest krytyczna w Twoim zespole.
• Plan bez kryteriów zakończenia. Wtedy „zrobione” znaczy tylko „rozmawialiśmy o tym”.
• Jedno długie spotkanie ostatniego dnia. Trzy godziny rozmowy bez struktury dają notatki, z których nikt nie skorzysta.
• Zbieranie samych plików. Folder pokazuje, co istnieje, a nie jak i po co się z tego korzysta.

Lista kontrolna: przekazanie wiedzy przy odejściu pracownika

• Wyznaczony właściciel planu i ustalony czas na przekazanie
• Lista obowiązków z osobą przejmującą lub zastępcą przy każdym
• Krytyczne zadania, terminy i relacje uporządkowane według ważności
• Metoda i termin dla każdego krytycznego punktu
• Wypełniony dokument przekazania: zadania, projekty, kontakty, narzędzia, ryzyka
• Zapisane wyjątki, obejścia i powody decyzji
• Krytyczne zadania raz wykonane przez następcę lub zastępcę
• Dostępy przekazane przez IT
• Sprawdzone kryteria zakończenia, dokumenty zapisane w znanym miejscu
• Ustalony kontakt po odejściu

Formalności związane z odejściem, takie jak rozliczenie z działami, ułatwi bezpłatny wzór karty obiegowej.