Exit interview: pytania, przebieg i wnioski z rozmowy z odchodzącym pracownikiem
Autor: Kevin Baur BSc
Opublikowano
Spis treści
Gdy ktoś składa wypowiedzenie, firma ma ostatnią okazję, by usłyszeć to, czego na co dzień prawie nikt nie mówi: dlaczego ta osoba naprawdę odchodzi i co musiałoby się zmienić, żeby następna została. W tym poradniku znajdziesz 24 pytania do wyboru, gotowy przebieg rozmowy, pytania, których lepiej nie zadawać, oraz prosty sposób na wyciągnięcie wniosków z odpowiedzi. Miejsce tej rozmowy w całym procesie opisuje poradnik o offboardingu.
Exit interview: co to jest?
Exit interview, po polsku rozmowa końcowa albo rozmowa z odchodzącym pracownikiem, to uporządkowana rozmowa z osobą, która opuszcza firmę. Ma trzy cele:
- Zrozumieć powody odejścia, także te, których nikt dotąd nie wypowiedział na głos.
- Zebrać opinie o zarządzaniu, obciążeniu pracą, wynagrodzeniu, procesach i atmosferze.
- Rozstać się w dobrych relacjach, żeby ta osoba mogła kiedyś wrócić, polecić firmę albo przynajmniej mówić o niej uczciwie.
Co taka rozmowa może ujawnić, pokazuje przypadek opisany w Harvard Business Review. W firmie usług finansowych nowy menedżer przejął zespół 17 osób, a po roku zostało w nim 8. Rozmowy z czterema osobami, które złożyły wypowiedzenie, wskazywały to samo: brak umiejętności przywódczych. Za tym stał problem systemowy, bo awansowano za wiedzę techniczną, a nie za umiejętność kierowania ludźmi. Zarząd zmienił zasady awansów.
Jak przygotować exit interview
| Pytanie | Zalecenie | Dlaczego |
|---|---|---|
| Kiedy? | W ostatnim tygodniu, ale nie ostatniego dnia | Ostatniego dnia rozmowa bywa krótka i uprzejma, a na dopytanie nie ma już czasu. |
| Jak długo? | Od 30 do 45 minut | Tyle wystarczy na 10 do 15 pytań i dopytywanie. |
| Kto prowadzi? | Dział HR albo inna neutralna osoba | Wiele osób odchodzi częściowo z powodu szefa i nie powie mu tego wprost. |
| W jakiej formie? | Rozmowa, w razie potrzeby krótka ankieta | Ankieta ułatwia porównania, rozmowa wyjaśnia powody. |
Według EY Polska, które powołuje się na badanie Harvard Business Review z 2016 roku, rozmowę prowadzi dział HR w około 71% przypadków, a bezpośredni przełożony w około 19%. W małej firmie bez HR może ją przeprowadzić właściciel albo osoba z zewnątrz.
Dobrowolność i poufność
Przedstaw rozmowę jako zaproszenie i wyjaśnij, że każde pytanie można pominąć. EY również podkreśla, że udział powinien być dobrowolny. Rozmowa na siłę daje tylko uprzejme ogólniki.
Obiecuj tylko to, czego dotrzymasz. W zespole liczącym 30 osób krytyka „mojego szefa” rzadko jest anonimowa. Powiedz z góry, kto przeczyta odpowiedzi, a przełożonym przekazuj wyłącznie podsumowanie. Notatki przypisane do konkretnej osoby to dane osobowe, więc zgodnie z zasadami RODO ustal wcześniej, w jakim celu z nich korzystasz, kto ma do nich dostęp i kiedy je usuniesz. W razie wątpliwości prawnych skonsultuj się ze specjalistą.
Exit interview: pytania do wyboru
Nie potrzebujesz wszystkich. Wybierz 10 do 15, które pasują do sytuacji, a przy ogólnych odpowiedziach poproś o przykład: „Czy możesz opisać konkretną sytuację?”.
Powody odejścia
- Co sprawiło, że zacząłeś szukać nowej pracy?
- Czy był konkretny moment, w którym podjąłeś decyzję?
- Co daje ci nowe stanowisko, czego brakowało ci tutaj?
- Co mogliśmy zrobić, żebyś został, i do kiedy?
- Czy zgłaszałeś te problemy wcześniej? Co się wtedy stało?
Stanowisko i obciążenie pracą
- Czy praca okazała się taka, jak opisano ją przy zatrudnieniu?
- Jak oceniasz swoje obciążenie pracą przez większość czasu?
- Które zadania zabierały dużo czasu, a dawały niewiele?
- Jakich informacji lub narzędzi brakowało ci na co dzień?
Przełożony i zarządzanie
- Jak opisałbyś wsparcie, które dostawałeś od przełożonego?
- Czy regularnie otrzymywałeś przydatną informację zwrotną?
- Co twój przełożony powinien robić dalej, a co zmienić?
- Czy decyzje wpływające na twoją pracę były dobrze wyjaśniane?
Zespół i atmosfera
- Jak opisałbyś atmosferę w zespole?
- Czy coś utrudniało zgłaszanie problemów lub wyrażanie opinii?
- Która współpraca między zespołami działała dobrze i warto ją zachować?
Rozwój
- Czy widziałeś tu dla siebie przyszłość? Dlaczego tak lub nie?
- Jakie umiejętności udało ci się rozwinąć, a na jakie zabrakło miejsca?
- Czy było dla ciebie jasne, jak można tu awansować lub zarabiać więcej?
Wynagrodzenie i warunki
- Jak oceniasz swoje wynagrodzenie w porównaniu z rynkiem?
- Jak godziny pracy, praca zdalna i elastyczność pasowały do twojego życia?
Spojrzenie w przyszłość
- Co poprawiłoby to stanowisko dla osoby, która przyjdzie po tobie?
- Czy poleciłbyś nas jako pracodawcę? Dlaczego tak lub nie?
- Czy jest coś, o co nie zapytaliśmy, a chciałbyś nam powiedzieć?
Pytania, których lepiej nie zadawać
- Pytania sugerujące odpowiedź, na przykład „Podział zadań był przecież sprawiedliwy, prawda?”.
- Pytania o poufne dane nowego pracodawcy, takie jak dokładna pensja.
- Sprawy prywatne, na przykład zdrowie, plany rodzinne czy religia, chyba że ktoś sam o nich mówi.
- Plotki o współpracownikach. Pytaj o sytuacje i procesy, a nie o ludzi.
- Próby przekonania do zostania w ostatniej chwili, chyba że naprawdę masz ofertę.
Przebieg rozmowy do skopiowania
Ta struktura pasuje do rozmowy trwającej około 45 minut. Skopiuj tabelę do swojego dokumentu i dodaj wybrane pytania.
| Etap | Czas | Treść |
|---|---|---|
| Początek | 5 minut | Podziękowanie, cel rozmowy, kto czyta podsumowanie i informacja, że pytania można pominąć |
| Powody | 10 minut | Pytania 1 do 5 |
| Doświadczenia | 20 minut | Trzy lub cztery pytania o stanowisko, przełożonego, zespół i rozwój |
| Przyszłość | 5 minut | Pytania 22 do 24 |
| Zakończenie | 5 minut | Sprawdzenie podsumowania, kolejne kroki, kontakt po odejściu i szczere podziękowanie |
Możesz zacząć tak: „Chcemy zrozumieć, jak wspominasz pracę u nas. Możesz dodać własne tematy albo pominąć pytania. Twoje odpowiedzi przeczyta tylko [imię], a przełożony dostanie podsumowanie”.
Co zrobić z odpowiedziami
Bez dalszych kroków rozmowa zostaje tylko miłym pożegnaniem. W małej firmie wystarczy taka rutyna:
- Zapisz odpowiedzi tego samego dnia, w miarę możliwości słowami rozmówcy, i oddziel je od własnej interpretacji.
- Przypisz główny powód: wynagrodzenie, przełożony, obciążenie, rozwój, atmosfera lub sprawy prywatne.
- Raz na kwartał szukaj powtarzających się wzorców, zamiast oceniać pojedyncze zdania. Trzy odejścia z jednego zespołu z tego samego powodu to już sygnał.
- Zmień jedną rzecz i powiedz zespołowi, co się zmieniło.
| Obserwacja | Następny krok | Odpowiada | Termin |
|---|---|---|---|
| [Konkretny przykład] | [Co sprawdzamy lub zmieniamy?] | [Imię] | [Data] |
| [Powtarzający się powód] | [Decyzja lub pytanie] | [Imię] | [Data] |
Exit interview a przekazanie wiedzy
Exit interview pyta, dlaczego ktoś odchodzi. Nie zapisuje tego, jak wykonywał swoją pracę: stałych zadań, wyjątków, kontaktów, powodów decyzji. Kto próbuje zmieścić to w jednym spotkaniu, zwykle nie kończy żadnej z tych rzeczy. Poza tym szczera krytyka nie powinna trafić do dokumentu, który przeczyta następca.
| Exit interview | Przekazanie wiedzy | |
|---|---|---|
| Pytanie | Dlaczego odchodzisz i co powinniśmy poprawić? | Jak wykonujesz swoją pracę i co musi wiedzieć następca? |
| Kto prowadzi | Dział HR lub neutralna osoba | Przełożony, następca lub ustrukturyzowany wywiad |
| Wynik | Powody i opinie | Dokument przekazania z zadaniami, kontaktami i ryzykami |
| Kiedy | W ostatnim tygodniu | Gdy tylko wiadomo o odejściu |
Do samego przekazania służy bezpłatny edytor dokumentu przekazania oraz poradnik przekazywanie wiedzy. Dlaczego tak wiele nie jest nigdzie zapisane, wyjaśnia tekst o wiedzy ukrytej. Resztę zadań obejmuje karta obiegowa, a dla osoby, która przychodzi, przyda się plan wdrożenia. Na kluczowych stanowiskach warto zawczasu przygotować plan sukcesji.
Najczęstsze pytania
- Kto powinien prowadzić exit interview?
- Najlepiej dział HR albo inna neutralna osoba, a nie bezpośredni przełożony. Wiele osób odchodzi częściowo z powodu szefa i nie powie mu tego wprost. W małej firmie może to zrobić właściciel albo osoba z zewnątrz.
- Kiedy najlepiej przeprowadzić exit interview?
- W ostatnim tygodniu pracy, ale nie ostatniego dnia. Ostatniego dnia rozmowa bywa krótka i uprzejma, a na dopytanie nie ma już czasu.
- Czy udział w exit interview jest obowiązkowy?
- Traktuj rozmowę jako zaproszenie i wyjaśnij, że każde pytanie można pominąć. Rozmowa na siłę nie daje szczerych odpowiedzi. Konkretne kwestie prawne omów ze specjalistą.
- Ile pytań powinno mieć exit interview?
- Wystarczy 10 do 15 otwartych pytań na rozmowę trwającą 30 do 45 minut. Wybierz te, które pasują do stanowiska, i zostaw miejsce na dopytywanie.
- Czy exit interview może być ankietą?
- Tak, zwłaszcza gdy ktoś nie chce rozmawiać. Ankieta ułatwia porównania w czasie, ale nie pozwala dopytać. Dobrze działa połączenie obu form: krótka ankieta przed spotkaniem i rozmowa o najciekawszych odpowiedziach.
- Czy exit interview zastępuje przekazanie wiedzy?
- Nie. Exit interview pyta, dlaczego ktoś odchodzi i co warto poprawić. Przekazanie wiedzy zapisuje, jak wykonywał swoją pracę, żeby następca mógł ją kontynuować. To dwie osobne rozmowy.