Entrevista de salida: preguntas, formato y qué hacer con las respuestas

Cuando alguien presenta su renuncia, la empresa tiene una última oportunidad de saber lo que casi nadie dice en el día a día: por qué se va de verdad y qué tendría que cambiar para que la siguiente persona se quede. Esta guía le da 24 preguntas para elegir, un formato de entrevista de salida para copiar, las preguntas que conviene evitar y una forma sencilla de convertir las respuestas en mejoras. El lugar de esta conversación dentro del proceso completo se explica en la guía de offboarding.

¿Qué es una entrevista de salida?

La entrevista de salida, también llamada entrevista de retiro o de egreso según el país, es una conversación estructurada con una persona que deja la empresa. Tiene tres objetivos:

• Entender los motivos, también los que nadie había dicho en voz alta.
• Recoger opiniones sobre la dirección, la carga de trabajo, el salario, los procesos y el ambiente.
• Terminar bien la relación, para que la persona pueda volver, recomendar a la empresa o al menos hablar de ella con justicia.

Un caso publicado en Harvard Business Review muestra lo que puede revelar. En una empresa de servicios financieros, un nuevo mando intermedio asumió un equipo de 17 personas y un año después solo quedaban 8. Las entrevistas de las cuatro personas que renunciaron señalaban lo mismo: falta de capacidad de liderazgo. Detrás había un problema de fondo, porque se ascendía por conocimientos técnicos y no por saber dirigir. La dirección cambió el proceso de ascensos.

Cómo preparar la entrevista de salida

En empresas pequeñas sin RR. HH., puede hacerla la dirección, un mando de otra área o una persona externa. La revista Emprendedores añade un buen consejo: preparar las preguntas de antemano ayuda a estandarizar las entrevistas y a compararlas después.

Voluntaria y confidencial

Plantee la entrevista como una invitación y aclare que se puede omitir cualquier pregunta. En España, un artículo de Laboral Social (CEF) sostiene que quien sigue en plantilla debe acudir si se le pide, pero califica esa obligación de endeble y recomienda no forzarla. La regla práctica coincide en todos los países: una entrevista forzada solo produce frases de cortesía. Las normas cambian según el país, así que consulte a un profesional si tiene dudas concretas.

Prometa solo lo que pueda cumplir. En un equipo de 30 personas, una crítica a «mi jefe» rara vez es anónima. Explique quién leerá las respuestas y comparta con los mandos solo un resumen. En la Unión Europea, las notas vinculadas a una persona son datos personales, así que según los principios del RGPD debe decidir de antemano para qué se usan, quién tiene acceso y cuándo se borran.

Preguntas para una entrevista de salida

No hacen falta todas. Elija de 10 a 15 según la situación y, si la respuesta es general, pida un ejemplo: «¿Puede contarme una situación concreta?».

Motivos de la salida

1. ¿Qué le llevó a buscar otro trabajo?
2. ¿Hubo un momento concreto en el que tomó la decisión?
3. ¿Qué le ofrece el nuevo puesto que aquí no tenía?
4. ¿Qué podríamos haber hecho para que se quedara, y hasta cuándo?
5. ¿Había planteado antes estos problemas? ¿Qué pasó cuando lo hizo?

Puesto y carga de trabajo

6. ¿El puesto resultó ser lo que le describieron al contratarle?
7. ¿Cómo de asumible fue su carga de trabajo la mayor parte del tiempo?
8. ¿Qué tareas consumían mucho tiempo y aportaban poco?
9. ¿Qué información o herramientas le faltaron en el día a día?

Dirección y liderazgo

10. ¿Cómo describiría el apoyo que recibió de su responsable?
11. ¿Recibía comentarios útiles y regulares sobre su trabajo?
12. ¿Qué debería seguir haciendo su responsable y qué debería cambiar?
13. ¿Se explicaban bien las decisiones que afectaban a su trabajo?

Equipo y ambiente

14. ¿Cómo describiría el ambiente de su equipo?
15. ¿Hubo algo que dificultara plantear problemas o dar su opinión?
16. ¿Qué colaboración entre equipos funcionó bien y debería mantenerse?

Desarrollo

17. ¿Veía un futuro para usted aquí? ¿Por qué sí o por qué no?
18. ¿Qué habilidades pudo desarrollar y cuáles se quedaron atrás?
19. ¿Tenía claro cómo crecer o mejorar su salario en la empresa?

Salario y condiciones

20. ¿Cómo valora su salario en comparación con el mercado?
21. ¿Cómo encajaban el horario, el teletrabajo y la flexibilidad con su vida?

Mirando al futuro

22. ¿Qué haría mejor este puesto para quien venga después?
23. ¿Nos recomendaría como empresa para trabajar? ¿Por qué sí o por qué no?
24. ¿Hay algo que no le hayamos preguntado y quiera contarnos?

Preguntas que conviene evitar

• Preguntas que sugieren la respuesta, como «El reparto de tareas era justo, ¿verdad?».
• Datos confidenciales de la nueva empresa, como su salario exacto.
• Temas privados como salud, planes familiares o religión, salvo que la persona los mencione.
• Chismes sobre compañeros. Pregunte por situaciones y procesos, no por personas.
• Intentos de hacerle cambiar de opinión en el último momento, salvo que de verdad tenga una oferta.

Formato de entrevista de salida para copiar

Esta estructura sirve para una conversación de unos 45 minutos. Copie la tabla en su documento y añada las preguntas elegidas.

Una apertura posible: «Queremos entender cómo ha vivido su etapa aquí. Puede añadir temas u omitir preguntas. Solo [nombre] leerá sus respuestas, y su responsable recibirá un resumen».

Qué hacer con las respuestas

Sin seguimiento, la entrevista se queda en una despedida amable. Para una empresa pequeña basta con esta rutina:

1. Anotar las respuestas el mismo día, si es posible con las palabras de la persona, y separar lo que dijo de su propia interpretación.
2. Clasificar el motivo principal: salario, dirección, carga de trabajo, desarrollo, ambiente o motivos personales.
3. Buscar patrones cada trimestre, no juzgar frases sueltas. Tres salidas del mismo equipo por la misma razón son una señal.
4. Cambiar una cosa y contarle al equipo qué ha cambiado.

Entrevista de salida y traspaso de conocimiento

La entrevista de salida pregunta por qué se va alguien. No recoge cómo hacía su trabajo: las tareas recurrentes, las excepciones, los contactos, las razones de cada decisión. Si se intenta meter todo en una sola reunión, suele quedar a medias, y las críticas sinceras no deberían acabar en un documento que leerá quien le sustituya.

Para el traspaso, use el editor de documento de relevo gratuito y la guía del documento de traspaso. La guía de transferencia de conocimiento en la rotación de personal explica cómo organizar las últimas semanas, y la del conocimiento implícito por qué tanto saber no está escrito en ninguna parte. Para el resto de tareas está el checklist de offboarding, y para quien llega, el plan 30 60 90 días.