Onboarding: co to jest, etapy i checklista dla nowego pracownika

Pierwszy dzień w nowej pracy mija szybko. To, czy nowa osoba naprawdę odnajdzie się w firmie, rozstrzyga się w tygodniach przed nim i po nim: czy laptop jest gotowy, czy wie, czego się od niej oczekuje, czy wie, kogo pytać? Z tego poradnika dowiesz się, co to jest onboarding, jak przebiega proces onboardingu w czterech etapach, kto za co odpowiada i co powinna zawierać checklista onboardingu. Na końcu omawiamy sytuację, o której większość list zapomina: gdy nowa osoba przejmuje stanowisko po kimś, kto odchodzi.

Onboarding: co to jest?

Onboarding to proces wprowadzania nowych pracowników do organizacji. Tak definiuje go polska Wikipedia i dodaje, że pomaga on nowym osobom zdobyć wiedzę, umiejętności i zachowania potrzebne, by stały się produktywnymi członkami zespołu. Słowo pochodzi z angielskiego i dosłownie oznacza wzięcie na pokład. Obejmuje czas od przyjęcia oferty do chwili, w której nowa osoba samodzielnie wykonuje swoją pracę i czuje się częścią zespołu.

Talya Bauer, profesor zarządzania z Portland State University, opisuje onboarding w poradniku dla SHRM Foundation jako proces, który pomaga nowo zatrudnionym szybko i sprawnie dostosować się do społecznych i merytorycznych aspektów nowej pracy. Przeciwieństwem onboardingu jest offboarding, czyli uporządkowany proces odejścia pracownika.

Słowa używa się też dla nowych klientów i użytkowników aplikacji. Ten poradnik dotyczy onboardingu pracownika.

Onboarding, wdrożenie i preboarding

Te pojęcia często się miesza, ale nie znaczą tego samego. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) ujmuje to w materiale dla małych i średnich firm krótko: każde wdrożenie jest częścią onboardingu, ale nie każdy element onboardingu jest wdrożeniem.

• Onboarding to cały proces: poznanie firmy, jej kultury, wartości i struktury, formalności (umowa, sprzęt, dostępy), wejście w zespół i podstawowe procedury.
• Wdrożenie to według PARP jeden z elementów onboardingu: szkolenie stanowiskowe, poznawanie zadań i narzędzi oraz stopniowe dochodzenie do samodzielności. Tę część porządkuje plan wdrożenia nowego pracownika na 30, 60 i 90 dni.
• Preboarding to pierwszy etap onboardingu: czas między przyjęciem oferty a pierwszym dniem pracy.

Cele onboardingu: model 4C

Bauer dzieli onboarding na cztery elementy, znane jako 4C. Na tym modelu opiera się także materiał PARP. Dobrze sprawdza się jako test każdej checklisty onboardingu:

Według Bauer niemal wszystkie organizacje dbają o zgodność z przepisami. Firmy, które na tym poprzestają i co najwyżej trochę wyjaśniają rolę, prowadzą to, co nazywa ona pasywnym onboardingiem, i zwykle traktują onboarding jak listę niepowiązanych ze sobą zadań. Badania przytoczone w jej poradniku umieszczają na tym poziomie około 30 procent organizacji. Dobra checklista ma więc także punkty dotyczące kultury i relacji, a nie tylko formularzy i sprzętu.

Proces onboardingu w 4 etapach

Nie ma jednego obowiązującego modelu. Wiele firm pracuje z trzema do pięciu etapów. Poniższy podział na cztery etapy jest praktyczny, bo każdy etap ma jasny cel, a checklista niżej trzyma się tej samej kolejności.

Ile trwa onboarding?

Nie ma jednej odpowiedzi. PARP zaleca, by onboarding był rozłożony w czasie, na 1 do 3 miesięcy. Bauer pisze, że według badań i doświadczenia nowa osoba ma około 90 dni, by sprawdzić się na nowym stanowisku. Radzi sprawdzać postępy w punktach kontrolnych po 30, 60, 90 i 120 dniach, a rozmowy kontynuować nawet do roku od zatrudnienia. Podkreśla też, jak wcześnie wiele się rozstrzyga: przytaczane przez nią badania pokazują, że kierunek rozwoju nowej osoby wyznaczają już pierwsze dwa tygodnie. Zaplanuj więc starannie pierwsze dni, ale nie kończ po pierwszym miesiącu.

Checklista onboardingu etap po etapie

Przy każdym zadaniu wpisz nazwisko i termin. „Zajmie się tym IT” działa tylko wtedy, gdy konkretna osoba w IT ma to zadanie.

Przed pierwszym dniem pracy (preboarding)

Gdy wydajesz laptop, telefon czy klucze, darmowy protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu zapisze, kto co otrzymał. Przyda się też w dniu, w którym ta osoba będzie odchodzić.

Pierwszy dzień

Bauer nazywa pierwszy dzień najważniejszym dniem pracy nowej osoby. PARP wymienia jako elementy świadomie zaplanowanego pierwszego dnia między innymi szkolenie BHP, spotkanie z menedżerem i możliwość integracji z zespołem. Zacznij od ludzi i kontekstu pracy, a dopiero potem wspólnie sprawdźcie sprzęt.

• ☐ Osobiście przywitać nową osobę i wyjaśnić, jak będzie wyglądał dzień. Odpowiada: przełożony.
• ☐ Przedstawić zespół, buddy i najważniejsze osoby kontaktowe. Odpowiada: buddy.
• ☐ Wspólnie sprawdzić logowanie i dostęp do kluczowych dokumentów. Odpowiada: IT.
• ☐ Przeprowadzić obowiązkowe szkolenia, przede wszystkim szkolenie BHP, a także z ochrony danych. Odpowiada: HR lub służba BHP.
• ☐ Omówić rolę, pierwsze zadania i oczekiwania. Odpowiada: przełożony.
• ☐ Wybrać małe, prawdziwe pierwsze zadanie i je wyjaśnić. Odpowiada: przełożony.
• ☐ Na koniec zebrać pytania i potwierdzić następne spotkanie. Odpowiada: buddy.

O szkoleniu BHP: zgodnie z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy pracodawca musi zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy. Wstępne szkolenie BHP jest więc stałym punktem pierwszego dnia, a szczegóły ustalisz z działem HR lub służbą BHP.

Pierwszy tydzień

Łącz wyjaśnienia z prawdziwą pracą. Dobrze sprawdza się prosta rutyna w czterech krokach:

1. Obserwować: doświadczona osoba pokazuje zadanie na prawdziwym przykładzie.
2. Wykonać: nowa osoba samodzielnie wykonuje wydzieloną część, a ekspert jest dostępny dla pytań.
3. Omówić: oboje sprawdzają wynik i zapisują otwarte pytania.
4. Udokumentować: brakujące pojęcia, miejsca przechowywania plików czy kroki decyzji trafiają do instrukcji.

Jak dobrze zaplanować obserwację, wyjaśnia poradnik o job shadowingu. Zorganizuj też krótkie spotkania z osobami, które są ważne dla pierwszych zadań. Na koniec tygodnia przełożony pyta o trzy rzeczy: co jest już jasne, gdzie brakuje wsparcia i jakie zadanie będzie następne?

Dni 8 do 30

Do końca okresu próbnego

• ☐ Przeprowadzić rozmowy kontrolne po około 30, 60 i 90 dniach: co działa, gdzie brakuje wsparcia, jakie są następne cele?
• ☐ Przekazać odpowiedzialność za własny obszar, gdy zadania idą pewnie.
• ☐ Zebrać informację zwrotną w obie strony: co pomogło w onboardingu, a czego zabrakło?
• ☐ Z wyprzedzeniem przed końcem okresu próbnego przeprowadzić rozmowę podsumowującą.

Kto odpowiada za onboarding?

Onboarding rzadko zawodzi z braku dobrej woli. Zawodzi, bo nikt nie czuje się za niego odpowiedzialny. Gallup podaje, że tylko 12 procent pracowników zdecydowanie zgadza się ze stwierdzeniem, że ich organizacja świetnie radzi sobie z onboardingiem nowych osób. Wyznacz więc jedną osobę, która pilnuje całego procesu, zwykle przełożonego albo dział HR.

Onboarding zdalny

Przy starcie zdalnym znika wiele z tego, co w biurze dzieje się samo: szybkie pytanie przy sąsiednim biurku, lunch z zespołem, możliwość podpatrzenia, jak pracują inni. GitLab, firma działająca w całości zdalnie, opisuje w swoim publicznym podręczniku, że każda nowa osoba dostaje szablon onboardingu z zadaniami na każdy dzień, a przydzielenie buddy nazywa niezbędnym krokiem. Dla mniejszego zespołu oznacza to: wysłać sprzęt z wyprzedzeniem, przetestować logowanie przed pierwszym dniem i w pierwszym tygodniu zaplanować krótkie codzienne rozmowy wideo.

Gdy nowa osoba przejmuje stanowisko po kimś

Większość checklist onboardingu zakłada, że zespół ma całą wiedzę, której potrzebuje nowa osoba. Przy sukcesji często tak nie jest. Najważniejsze informacje ma osoba, która odchodzi: otwarte sprawy, wyjątki, kontakty i powody wcześniejszych decyzji. Na te pytania nie odpowie żadna checklista.

• Poprzednik jest jeszcze w firmie: zaplanuj okres, w którym nowa osoba pracuje u jego boku, i poproś o dokument przekazania obowiązków przed ostatnim dniem pracy.
• Poprzednik już odszedł: wtedy liczą się istniejące dokumenty i współpracownicy, którzy znają części zadań. Matryca kompetencji pokazuje, kto w zespole co potrafi.
• Do nauki samej pracy: plan wdrożenia nowego pracownika ma osobną część dla osób, które przejmują stanowisko po kimś, kto odchodzi.

Jak często tak się dzieje, zależy od fluktuacji pracowników. Każde odejście oznacza kolejny onboarding, a za każdym razem pojawia się pytanie, ile wiedzy odeszło razem z tą osobą.

Najczęstsze błędy w onboardingu

• Onboarding kończy się po pierwszym dniu: pierwszy dzień jest ważny, ale integracja trwa miesiącami. Od razu zaplanuj rozmowy kontrolne do końca okresu próbnego.
• Nikt nie odpowiada: gdy HR, przełożony i IT zakładają, że zajmie się tym ktoś inny, pierwszego dnia brakuje laptopa.
• Tylko formularze i sprzęt: bez punktów o kulturze i relacjach onboarding zostaje na najniższym poziomie według Bauer.

Podsumowanie

Onboarding zaczyna się od przyjęcia oferty, a kończy, gdy nowa osoba samodzielnie wykonuje swoją pracę i czuje się częścią zespołu. Cztery etapy porządkują proces, model 4C sprawdza, czy uwzględniono coś więcej niż formalności, a checklista z nazwiskami i terminami pilnuje, by nic nie umknęło. Jeśli nowa osoba przejmuje stanowisko po kimś, kto odchodzi, jak najwcześniej dopisz do listy przekazanie wiedzy poprzednika.