Onboarding: qué es, proceso y checklist para nuevos empleados

El primer día de trabajo pasa rápido. Que una persona nueva se integre de verdad se decide en las semanas de antes y de después. Esta guía explica qué es el onboarding, cómo funciona el proceso de onboarding en cuatro fases, quién se encarga de qué y qué debe incluir un checklist de onboarding. Al final trata un caso que casi todas las listas olvidan: cuando la persona nueva sustituye a alguien que se va.

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es el proceso de incorporar a un nuevo empleado a la organización, desde que acepta la oferta hasta que hace su trabajo con autonomía y se siente parte del equipo. La palabra viene del inglés y significa, de forma literal, subir a bordo.

Talya Bauer, profesora de gestión en la Portland State University, lo define en una guía para la SHRM Foundation como el proceso que ayuda a las personas recién contratadas a adaptarse con rapidez y sin fricciones a los aspectos sociales y de desempeño de su nuevo trabajo. Lo contrario del onboarding es el offboarding, el proceso ordenado cuando alguien deja la empresa.

La palabra se usa también para clientes nuevos o usuarios de una aplicación. Esta guía trata del onboarding de empleados.

Onboarding, acogida, inducción y preboarding

En las empresas de habla hispana se usan también incorporación, acogida e inducción de personal. Muchas veces funcionan casi como sinónimos. Cuando se distinguen, conviene esta división:

• Onboarding es el proceso completo, desde la oferta hasta la integración plena: la organización, el puesto, las personas y la cultura.
• Acogida es el recibimiento de los primeros días, a menudo con un manual de acogida. Según una guía del Gobierno de Canarias, ese manual tiene doble finalidad: integrar cuanto antes a la persona en su puesto y transmitirle los valores y la cultura de la organización.
• Inducción suele referirse a la formación en el puesto, en la que la persona aprende sus tareas y las asume paso a paso. Un plan 30 60 90 días ordena esta parte.
• Preboarding es la primera fase del onboarding: el tiempo entre la aceptación de la oferta y el primer día.

Los objetivos: las cuatro C del onboarding

Bauer describe cuatro pilares del onboarding, conocidos como las cuatro C. Sirven muy bien para revisar cualquier checklist de onboarding:

Según Bauer, casi todas las organizaciones cubren el cumplimiento. Las que se quedan ahí practican lo que ella llama onboarding pasivo y suelen ver el onboarding como una lista de tareas sin relación entre sí; la investigación que cita sitúa en ese nivel a cerca del 30 por ciento de las organizaciones. Por eso un buen checklist incluye también cultura y relaciones, no solo formularios y equipos.

El proceso de onboarding en 4 fases

No existe un modelo único: muchas empresas usan de tres a cinco fases. Estas cuatro tienen cada una un objetivo claro, y el checklist de más abajo sigue el mismo orden.

¿Cuánto dura el onboarding?

No hay una duración fija. Bauer escribe que, según la investigación y la experiencia, una persona nueva tiene unos 90 días para demostrar su valía en un puesto. Recomienda revisar el avance en hitos como los 30, 60, 90 y 120 días y hacer seguimiento hasta un año después de la incorporación. También subraya lo pronto que se decide todo: la investigación que cita muestra que la trayectoria de una persona nueva queda marcada ya en las dos primeras semanas.

Checklist de onboarding, fase por fase

Ponga un nombre y una fecha junto a cada tarea. "Se encarga sistemas" solo sirve si una persona concreta de sistemas tiene el encargo.

Antes del primer día (preboarding)

Si entrega portátil, móvil o llaves, el protocolo de entrega de medios de trabajo gratuito deja constancia de quién recibió qué. Ese registro también ayuda el día en que la persona se vaya.

El primer día

Bauer considera el primer día el más importante para una persona nueva. Empiece por las personas y luego revise los equipos.

• ☐ Recibir a la persona en persona y explicar cómo será el día. Responsable: responsable directo.
• ☐ Presentar al equipo, al compañero de referencia y a los contactos más importantes. Responsable: compañero de referencia.
• ☐ Comprobar juntos el acceso y los documentos principales. Responsable: sistemas.
• ☐ Impartir la formación obligatoria, por ejemplo en prevención de riesgos y protección de datos. Responsable: RR. HH.
• ☐ Hablar del puesto, las primeras tareas y lo que se espera. Responsable: responsable directo.
• ☐ Elegir una primera tarea pequeña y real, y explicarla. Responsable: responsable directo.

Sobre la formación en prevención: en España, el artículo 19 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales obliga al empresario a garantizar una formación preventiva teórica y práctica en el momento de la contratación, cualquiera que sea la modalidad o duración del contrato. En otros países rigen normas propias.

La primera semana

Combine las explicaciones con trabajo real. Funciona bien una rutina de cuatro pasos:

1. Observar: una persona con experiencia explica una tarea con un caso real.
2. Hacer: la persona nueva realiza sola una parte acotada.
3. Revisar: ambas revisan el resultado y anotan las dudas abiertas.
4. Documentar: lo que faltaba se añade a las instrucciones.

La guía sobre job shadowing explica cómo planificar la parte de observar. Al final de la semana, el responsable pregunta tres cosas: ¿qué está ya claro, dónde falta apoyo y qué tarea viene ahora?

Días 8 a 30

Hasta el fin del periodo de prueba

• ☐ Mantener reuniones de seguimiento hacia los 30, 60 y 90 días: ¿qué funciona, dónde falta apoyo, cuáles son los próximos objetivos?
• ☐ Mantener una reunión de balance con tiempo antes de que termine el periodo de prueba.

¿Quién es responsable del onboarding?

Gallup señala que solo el 12 por ciento de los empleados está totalmente de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo con el onboarding de las personas nuevas. Nombre a una persona que se encargue de todo el proceso, normalmente el responsable directo o RR. HH.

Onboarding en remoto

En remoto falta mucho de lo que en la oficina ocurre solo. GitLab, que funciona como empresa totalmente en remoto, explica en su manual público que cada persona nueva recibe una plantilla de onboarding con tareas para cada día, y considera imprescindible asignarle un compañero de onboarding. Para un equipo pequeño eso significa: enviar los equipos con antelación, probar el acceso antes del primer día y prever videollamadas breves diarias la primera semana.

Cuando la persona nueva sustituye a alguien

Casi todos los checklists dan por hecho que el equipo tiene todo el conocimiento necesario. En una sucesión no suele ser así: lo más importante lo sabe quien se va, desde los casos abiertos y las excepciones hasta los contactos y los motivos de decisiones anteriores.

• La persona anterior sigue en la empresa: prevea un periodo de solapamiento en el que la persona nueva trabaje a su lado, y pida un acta de entrega de cargo antes del último día.
• La persona anterior ya se fue: entonces cuentan los documentos existentes y los compañeros que conocen partes del puesto. Una matriz de habilidades muestra quién domina cada tarea en el equipo.
• Para aprender el puesto: el plan 30 60 90 días tiene un apartado propio para quien sustituye a alguien que se va.

Con qué frecuencia ocurre depende de la rotación de personal: cada salida supone otro onboarding.

Errores frecuentes en el onboarding

• El onboarding termina el primer día: el primer día cuenta mucho, pero la integración dura meses. Reserve desde el principio las reuniones de seguimiento hasta el fin del periodo de prueba.
• Solo formularios y equipos: sin puntos de cultura y relaciones, el onboarding se queda en el nivel más bajo según Bauer.

Conclusión

El onboarding empieza con la aceptación de la oferta y termina cuando la persona nueva hace su trabajo con autonomía y se siente parte del equipo. Cuatro fases lo ordenan, las cuatro C comprueban que cubra algo más que trámites y un checklist con nombres y fechas evita olvidos. Si la persona nueva sustituye a alguien que se va, incluya cuanto antes el traspaso en la lista.