Mitarbeiter Offboarding Checkliste | SkillPass

Die vollständige Vorlage für strukturiertes Offboarding. 36 Punkte in 5 Kategorien, von HR über IT bis zum Exit-Interview. Ideal für HR-Verantwortliche und Führungskräfte, die neben administrativen Aufgaben auch eine saubere Wissensübergabe sicherstellen wollen.

Checkliste

HR & Administrative

  • Kündigung schriftlich entgegennehmen und bestätigen
  • Resturlaub berechnen und Abwicklung mit Payroll koordinieren
  • Letzte Gehaltszahlung mit Payroll abstimmen
  • Sozialversicherungsmeldung für Austritt vorbereiten
  • Arbeitszeugnis bei zuständiger Stelle anfordern
  • Austrittsdokumente zusammenstellen und an Mitarbeiter übergeben
  • Übergabedatum mit HR und Team abstimmen
  • Abrechnungsunterlagen archivieren

IT & Security

  • IT-Abteilung anweisen, E-Mail-Postfach zu archivieren und Auto-Reply einzurichten
  • IT anweisen, VPN-Zugang zu deaktivieren
  • SaaS-Accounts identifizieren und IT mit Übergabe beauftragen
  • Übergabe aller geteilten Passwörter sicherstellen (Passwort-Manager aktualisieren)
  • IT anweisen, Intranet-Zugang zu deaktivieren
  • Cloud-Speicher-Zugriffe auf Nachfolger übertragen lassen
  • IT anweisen, Admin-Rechte zu entziehen
  • IT anweisen, 2FA-Geräte aus System zu entfernen

Equipment & Assets

  • Laptop und IT-Zubehör vom Mitarbeiter einsammeln
  • Büroschlüssel und Zugangskarten entgegennehmen
  • Software-Lizenzen auf Nachfolger übertragen lassen
  • Firmenhandy vom Mitarbeiter einsammeln
  • Zutrittskarte entgegennehmen
  • Parkausweis oder Firmenfahrzeug vom Mitarbeiter einsammeln
  • Physische Dokumente und Unterlagen vom Mitarbeiter einsammeln

Team & Project Transition

  • Nachfolger festlegen und informieren
  • Übergabemeeting mit Nachfolger und ausscheidendem Mitarbeiter planen
  • Kundenkontakte vom Mitarbeiter dokumentieren lassen und an Nachfolger übergeben
  • Projekt-Deadlines und Status vom Mitarbeiter übergeben lassen
  • Offene Aufgaben vom Mitarbeiter dokumentieren lassen
  • Eskalationswege vom Mitarbeiter dokumentieren lassen
  • Abhängigkeiten zu anderen Projekten mit Mitarbeiter klären
  • Wissenstransfer-Sitzungen zwischen Mitarbeiter und Nachfolger planen

Exit & Feedback

  • Exit Interview terminieren und durchführen
  • Feedback-Runde mit Team durchführen
  • Geheimhaltungsvereinbarung mit Mitarbeiter prüfen
  • Arbeitszeugnis ausstellen lassen
  • Abschiedsritual oder Team-Meeting planen

Wissensverlust beim Offboarding: Warum Standard-Checklisten scheitern

Studien zeigen: Unternehmen verlieren bis zu 70 % ihres Erfahrungswissens, wenn ein Mitarbeiter geht. HR-Aufgaben und IT-Sicherheit werden abgehakt – aber das größte versteckte Risiko bleibt: implizites Wissen, das selten dokumentiert wird.

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