Mitarbeiter Offboarding Checkliste | SkillPass

Die vollständige Vorlage für strukturiertes Offboarding. 36 Punkte in 5 Kategorien, von HR über IT bis zum Exit-Interview. Nichts vergessen. Der Master-Plan für HR-Verantwortliche und Führungskräfte, um Austritte sicher und strukturiert zu steuern.

Checkliste

HR & Administrative

  • Kündigung schriftlich entgegennehmen und bestätigen
  • Resturlaub berechnen und Abwicklung mit Payroll koordinieren
  • Letzte Gehaltszahlung mit Payroll abstimmen
  • Sozialversicherungsmeldung für Austritt vorbereiten
  • Arbeitszeugnis bei zuständiger Stelle anfordern
  • Austrittsdokumente zusammenstellen und an Mitarbeiter übergeben
  • Übergabedatum mit HR und Team abstimmen
  • Abrechnungsunterlagen archivieren

IT & Security

  • IT-Abteilung anweisen, E-Mail-Postfach zu archivieren und Auto-Reply einzurichten
  • IT anweisen, VPN-Zugang zu deaktivieren
  • SaaS-Accounts identifizieren und IT mit Übergabe beauftragen
  • Übergabe aller geteilten Passwörter sicherstellen (Passwort-Manager aktualisieren)
  • IT anweisen, Intranet-Zugang zu deaktivieren
  • Cloud-Speicher-Zugriffe auf Nachfolger übertragen lassen
  • IT anweisen, Admin-Rechte zu entziehen
  • IT anweisen, 2FA-Geräte aus System zu entfernen

Equipment & Assets

  • Laptop und IT-Zubehör vom Mitarbeiter einsammeln
  • Büroschlüssel und Zugangskarten entgegennehmen
  • Software-Lizenzen auf Nachfolger übertragen lassen
  • Firmenhandy vom Mitarbeiter einsammeln
  • Zutrittskarte entgegennehmen
  • Parkausweis oder Firmenfahrzeug vom Mitarbeiter einsammeln
  • Physische Dokumente und Unterlagen vom Mitarbeiter einsammeln

Team & Project Transition

  • Nachfolger festlegen und informieren
  • Übergabemeeting mit Nachfolger und ausscheidendem Mitarbeiter planen
  • Kundenkontakte vom Mitarbeiter dokumentieren lassen und an Nachfolger übergeben
  • Projekt-Deadlines und Status vom Mitarbeiter übergeben lassen
  • Offene Aufgaben vom Mitarbeiter dokumentieren lassen
  • Eskalationswege vom Mitarbeiter dokumentieren lassen
  • Abhängigkeiten zu anderen Projekten mit Mitarbeiter klären
  • Wissenstransfer-Sitzungen zwischen Mitarbeiter und Nachfolger planen

Exit & Feedback

  • Exit Interview terminieren und durchführen
  • Feedback-Runde mit Team durchführen
  • Geheimhaltungsvereinbarung mit Mitarbeiter prüfen
  • Arbeitszeugnis ausstellen lassen
  • Abschiedsritual oder Team-Meeting planen

Warum Standard-Offboarding-Checklisten oft scheitern

HR-Aufgaben und IT-Security sind wichtig: Kündigung bestätigen, Zugänge entziehen, Laptop einsammeln. Das erledigen die meisten Checklisten. Aber das größte Risiko beim Mitarbeiteraustritt ist der Verlust von Institutional Knowledge: dem impliziten Wissen, das nirgendwo dokumentiert steht. Was klassische Listen vergessen: Warum Systeme so gebaut sind, wie sie sind. Inoffizielle Workarounds, die jeder kennt, außer dem Nachfolger. Stakeholder-Dynamiken und informelle Eskalationswege. Das „Warum" hinter Entscheidungen. Dieses Wissen geht mit dem Mitarbeiter, wenn es nicht systematisch gesichert wird.

Sichern Sie das Wissen, bevor es geht

SkillPass interviewt ausscheidende Mitarbeiter systemgestützt und generiert automatisch strukturierte Übergabedokumente. Statt manueller Word-Listen und Excel-Chaos entsteht ein lückenloser Report mit Projekt-Kontext, Stakeholder-Infos und dem impliziten Wissen, das sonst verloren geht.

Generieren Sie jetzt Ihren strukturierten Übergabe-Report

Sichern Sie das Erfahrungswissen Ihrer Mitarbeiter in weniger als 2 Minuten, strukturiert und lückenlos.

Wissenstransfer automatisieren